Varaosakirjan voi yhdistää verkkokauppaan ja laskutukseen integroimalla sen tuotetiedot, hinnoittelun ja tilausrajapinnan ERP-järjestelmään. Silloin varaosan tunniste, hinta, saatavuus ja tilausrivi kulkevat samassa muodossa räjäytyskuvasta tilaukseen ja laskulle ilman manuaalista uudelleenkirjausta.
Käytännössä ERP toimii luotettavana tietolähteenä hinnoille ja varastosaldoille, ja digitaalinen varaosakirja tuo ne asiakkaan näkyville. Tämä suunnittelutyö kannattaa tehdä ennen teknistä toteutusta, koska valtaosa ongelmista syntyy tietojen sisällössä, ei itse rajapinnoissa. Alla käydään läpi, mitä tietoja pitää siirtää, miten integraatio rakennetaan, mitkä virheet hidastavat työtä ja miten onnistumista mitataan.
Mitä tietoja varaosakirjan ja verkkokaupan välillä pitää siirtyä?
Varaosakirjan ja verkkokaupan välillä pitää siirtyä vähintään varaosan tunnus, nimi, kuvaus, hinta, saatavuus, räjäytyskuvan viittaukset ja tilausrivin tiedot. Kun nämä tiedot ovat samat kaikissa järjestelmissä, asiakas tunnistaa oikean osan ja tilaus etenee laskutukseen ilman korjauksia.
Tiedot kannattaa jakaa kahteen ryhmään: katalogitietoihin ja kaupallisiin tietoihin.
- Katalogitiedot: osanumero, osan nimi eri kielillä, räjäytyskuvan kohdenumero, käyttöpaikka tuotteessa, korvaavuudet ja mahdolliset yhteensopivat koneet.
- Kaupalliset tiedot: asiakaskohtainen hinta, alennusryhmä, valuutta, arvonlisäverokoodi, varastosaldo, toimitusaika ja pakkauskoko.
- Tilaustiedot: tilausrivit, toimitusosoite, asiakasnumero, ostotilausnumero ja koneen sarjanumero.
Sarjanumero ansaitsee erityishuomion. Kun tilaus liittyy tiettyyn koneeseen, varaosakirja voi näyttää vain kyseiseen konfiguraatioon sopivat osat. Se vähentää virheellisiä toimituksia, jotka ovat varaosamyynnissä yksi kalleimmista ongelmista. Samalla laskutukseen siirtyy tieto siitä, mille koneelle osa on myyty.
Miten varaosakirja integroidaan verkkokauppaan ja ERP:iin?
Varaosakirja integroidaan verkkokauppaan ja ERP:iin määrittelemällä ensin tietojen omistaja, sitten rakentamalla rajapinta tai tiedonsiirto ja lopuksi testaamalla koko ketju tilauksesta laskuun. ERP omistaa yleensä hinnat ja saldot, varaosakirja omistaa katalogisisällön ja verkkokauppa hoitaa asiakkaan ostopolun.
Integraation voi toteuttaa vaiheittain:
- Määritä tietojen omistajuus. Päätä, mistä järjestelmästä kukin tieto on peräisin. Jokaisella kentällä on oltava yksi pääjärjestelmä.
- Yhtenäistä osanumerointi. Varmista, että varaosakirjan ja ERP:n osanumerot vastaavat toisiaan, ja sovi korvaavien osien käsittely.
- Siirrä hinnat ja saatavuus rajapinnan kautta. Kun hinta ja saldo haetaan ERP:stä ajantasaisesti, asiakas näkee verkkokaupassa saman tiedon kuin myyjä.
- Yhdistä tilausvirta ERP:iin. Verkkokaupan tilaus muodostaa ERP:hen myyntitilauksen, josta toimitus ja laskutus jatkuvat vakioprosessilla.
- Testaa koko ketju. Kokeile tilausta eri asiakastyypeillä, valuutoilla ja toimitusehdoilla ennen käyttöönottoa.
Laskutusta ei yleensä kannata rakentaa erilliseksi verkkokaupan toiminnoksi. Kun tilaus siirtyy ERP:hen, laskutus noudattaa yrityksen olemassa olevia sääntöjä, kuten verokäsittelyä ja maksuehtoja. Verkkokauppa vastaa ostopolusta, ERP kirjanpidollisesta käsittelystä.
Esimerkiksi huoltoyrityksen asiakas avaa räjäytyskuvan, valitsee kuvasta kulunutta osaa vastaavan kohdan ja lisää osan ostoskoriin. Hinta ja saatavuus haetaan ERP:stä asiakkaan omilla ehdoilla. Tilauksen vahvistuksen jälkeen myyntitilaus syntyy ERP:hen ilman, että kukaan kirjoittaa osanumeroa uudelleen. DoX eParts yhdistää varaosatiedot, räjäytyskuvat, hinnat, saatavuuden ja tilaamisen, ja siihen on saatavilla ERP-, PIM- ja PLM-integraatioita. Tarkat integraatiomahdollisuudet kannattaa varmistaa oman järjestelmämaiseman osalta.
Mitkä virheet hidastavat varaosakirjan ja laskutuksen yhdistämistä?
Yleisimmät virheet ovat epäyhtenäiset osanumerot, epäselvä tietojen omistajuus, hintojen käsittely kahdessa paikassa ja puutteelliset testit. Ne aiheuttavat virheellisiä tilauksia ja korjaustyötä laskutuksessa. Suurin osa ongelmista on ennakoitavissa, kun tietosisältö ja vastuut sovitaan ennen rajapintojen rakentamista.
Tiedon laatuun liittyvät virheet
Jos sama osa on eri osanumerolla ERP:ssä ja varaosakirjassa, tilaus ei kohdistu oikein. Sama koskee korvaavia osia, jotka on kuvattu katalogissa mutta puuttuvat ERP:stä. Tarkista osanumerot ja korvaavuussäännöt ennen integraation käyttöönottoa, koska tietojen siivous on integraatioprojektin aikaa vievin vaihe.
Prosessiin ja vastuisiin liittyvät virheet
Hintojen ylläpito sekä ERP:ssä että verkkokaupassa luo ristiriitoja, jotka näkyvät lopulta laskulla. Toinen tyypillinen virhe on rajata projekti vain IT-osastolle. Varaosamyynti, asiakaspalvelu ja talous tuntevat poikkeustilanteet, kuten palautukset, takuutoimitukset ja asiakaskohtaiset sopimukset. Ne on otettava mukaan jo suunnitteluvaiheessa.
Kolmanneksi testaus jää usein vain onnistuneeseen perustilanteeseen. Kokeile myös puuttuvaa saldoa, vanhentunutta hintaa, kesken jäänyttä tilausta ja ulkomaan toimitusta.
Miten integraation onnistumista varaosaliiketoiminnassa mitataan?
Integraation onnistumista mitataan seuraamalla tilausten läpimenoaikaa, virheellisten toimitusten määrää, manuaalisen käsittelyn osuutta ja verkkokaupan kautta tulevien tilausten osuutta. Mittarit kannattaa kirjata ylös ennen käyttöönottoa, jotta muutosta voi verrata lähtötasoon.
Hyödyllisiä mittareita ovat:
- Tilauksen läpimenoaika: aika tilauksen vastaanotosta toimitukseen ja laskutukseen.
- Virheellisten toimitusten osuus: väärät osat, väärät määrät ja palautukset.
- Manuaalisen käsittelyn osuus: kuinka suuri osa tilauksista vaatii käsin tehtäviä korjauksia tai uudelleenkirjausta.
- Verkkokaupan osuus varaosamyynnistä: kuinka suuri osa tilauksista tulee suoraan digitaalista kanavaa pitkin.
- Laskutuspoikkeamat: hinta- ja veroerot tilauksen ja laskun välillä.
Mittareiden tulokset ovat yrityskohtaisia, eikä niille voi luvata yleispätevää parannusta. Hyvä tapa on valita kolme mittaria, seurata niitä kuukausittain ja käydä tulokset läpi myynnin, asiakaspalvelun ja talouden kanssa. Näin näet nopeasti, mikä osa ketjusta vaatii vielä korjausta, ja voit kehittää varaosaliiketoimintaa tietoon perustuen.
Jos haluat arvioida, miten digitaalinen varaosakirja sopisi omaan ERP- ja verkkokauppaympäristöösi, ota yhteyttä DoX Systemsin asiantuntijaan ja keskustele tilanteestasi.