Varaosajärjestelmän käyttöönotto onnistuu ilman käyttökatkoja myynnissä, kun uusi järjestelmä rakennetaan ja testataan vanhan rinnalla, varaosadata siirretään vaiheittain ja käyttöönotto tehdään erillisenä, ennalta sovittuna siirtymänä. Vanha varaosaluettelo pysyy tilauskäytössä, kunnes uusi on todennettu toimivaksi.
Onnistuminen riippuu eniten datan laadusta, vaiheistuksesta ja selkeästä vastuunjaosta myynnin, IT:n ja toimittajan välillä. Tämä artikkeli käy läpi katkoriskit, rinnakkaiskäytön, datasiirron, aikataulun ja mittarit.
Mitkä käyttöönoton vaiheet aiheuttavat suurimmat katkoriskit?
Suurimmat katkoriskit syntyvät kolmessa vaiheessa: varaosadatan siirrossa, integraatioiden kytkemisessä ja varsinaisessa tuotantoon siirtymässä. Näissä vaiheissa tilaukset, hinnat tai saatavuustiedot voivat hetkeksi muuttua epäluotettaviksi, jos muutos tehdään ilman testausta ja palautussuunnitelmaa.
Riskit kannattaa tunnistaa jo hankintavaiheessa. Käytännössä ne painottuvat seuraaviin kohtiin:
- Datan siirto: puutteelliset tai kahteen kertaan kirjatut osanumerot, vanhentuneet hinnat ja puuttuvat korvaavuudet.
- Integraatiot: yhteys toiminnanohjaukseen (ERP) tai tuotetietojärjestelmään (PLM, PIM), josta hinnat ja saatavuus haetaan.
- Siirtymähetki: ajankohta, jolloin tilaukset ohjataan uuteen järjestelmään.
- Käyttäjien perehdytys: myynti ja huoltoverkosto eivät osaa käyttää uutta hakua ja tilausprosessia.
Riskejä pienentää se, että jokaiselle vaiheelle sovitaan hyväksymiskriteerit etukäteen. Siirtymäajankohta kannattaa valita kauden hiljaiseen hetkeen, esimerkiksi ajankohtaan, jolloin tilausvolyymit ovat tavanomaista pienempiä.
Miten vanha ja uusi varaosaluettelo toimivat rinnakkain siirtymän ajan?
Vanha ja uusi varaosaluettelo toimivat rinnakkain siten, että vanha pysyy ensisijaisena tilauskanavana, kun uutta testataan rajatulla käyttäjäjoukolla. Kun uusi järjestelmä läpäisee sovitut testit, tilaukset ohjataan sinne vaiheittain. Vanha luettelo säilytetään lukukäytössä siltä varalta, että palaaminen on tarpeen.
Rinnakkaiskäyttö voidaan toteuttaa kahdella tavalla:
Pilotti rajatulle käyttäjäryhmälle
Uusi varaosakirja avataan ensin sisäiselle myynnille tai yhdelle huoltoverkoston ryhmälle. Pilotissa tarkistetaan haku, räjäytyskuvat, hinnat ja tilauksen kulku. Havaitut virheet korjataan ennen laajempaa käyttöönottoa, jolloin asiakas ei kohtaa keskeneräistä palvelua.
Vaiheittainen siirto tuotteittain tai markkinoittain
Toinen tapa on siirtää ensin yksi tuotesarja tai yksi markkina-alue. Muut tuotteet pysyvät vanhassa luettelossa, kunnes siirretty osa on osoittautunut toimivaksi. Näin kerralla muuttuva kokonaisuus pysyy hallittavana.
Tärkeää on, että kaikille on selvää, mikä luettelo on missäkin vaiheessa ensisijainen. Kaksi rinnakkaista tietolähdettä, joita päivitetään erikseen, kasvattaa virheriskiä. Siksi muutokset kannattaa tehdä vain yhteen järjestelmään ja tuoda ne toiseen sovitulla tavalla.
Miten varaosadata siirretään ilman virheitä tilauksissa?
Varaosadata siirretään ilman tilausvirheitä puhdistamalla lähtötiedot ennen siirtoa, tarkistamalla siirretyt tiedot otannalla ja vertaamalla niitä alkuperäiseen lähteeseen. Osanumeroiden, korvaavuuksien, hintojen ja kuvaviittausten oikeellisuus todennetaan ennen kuin yhtään tilausta ohjataan uuteen järjestelmään.
Datasiirron käytännön vaiheet:
- Kartoita lähteet. Selvitä, missä osatiedot nykyisin sijaitsevat: PDF-luettelot, Excel-tiedostot, ERP tai tuotetietojärjestelmä.
- Puhdista tiedot. Poista kaksoiskirjaukset, yhtenäistä osanumeroiden muoto ja täydennä puuttuvat nimikkeet ja korvaavuudet.
- Määritä vastaavuudet. Sovi, mikä kenttä vanhassa lähteessä vastaa mitäkin kenttää uudessa järjestelmässä.
- Siirrä testiympäristöön. Tuo data ensin testiympäristöön, ei suoraan tuotantoon.
- Tarkista otannalla. Vertaa esimerkiksi myydyimpiä osia, kriittisiä osia ja vaikeimpia tapauksia alkuperäiseen tietoon.
- Tee koetilaus. Testaa koko ketju hausta tilaukseen ja varmista, että tieto päätyy oikein toiminnanohjaukseen.
Kun osatiedot haetaan jatkossa suoraan ERP-, PIM- tai PLM-järjestelmästä, niitä ei tarvitse ylläpitää käsin kahdessa paikassa. DoX eParts tukee integraatioita näihin järjestelmiin, mikä voi vähentää manuaalista päivitystyötä ja siihen liittyviä virheitä. Tuotekohtaiset integraatiot ja niiden laajuus kannattaa kuitenkin varmistaa toimittajalta ennen hankintaa.
Kuinka pitkään käyttöönotto kestää ja miten onnistumista mitataan?
Käyttöönoton kesto riippuu datan määrästä ja laadusta, integraatioiden laajuudesta sekä tuote- ja kielimäärästä, eikä yksittäistä yleispätevää kestoa voi luvata. Onnistumista mitataan ennalta sovituilla mittareilla: tilausvirheiden määrällä, haun onnistumisella, käyttöasteella ja tilauksen läpimenoajalla.
Aikatauluun vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:
- Kuinka siistissä muodossa nykyiset osatiedot ovat.
- Montako integraatiota toteutetaan ja millaisiin järjestelmiin.
- Montako tuotesarjaa, kieltä ja käyttäjäryhmää käyttöönotto kattaa.
- Kuinka nopeasti asiakkaan oma tiimi ehtii tarkistaa ja hyväksyä aineiston.
Realistinen aikataulu laaditaan yhdessä toimittajan kanssa kartoituksen jälkeen. Kevyempi lähtökohta, kuten yksi tuotesarja ja yksi integraatio, nopeuttaa aloitusta ja antaa mahdollisuuden laajentaa vaiheittain.
Onnistumisen mittareiksi sopivat esimerkiksi:
- virheellisten toimitusten ja palautusten määrä ennen käyttöönottoa ja sen jälkeen,
- aika osan tunnistamisesta tilaukseen,
- uuden varaosaportaalin käyttäjämäärä ja käyttöaste,
- asiakaspalvelun varaosakyselyiden määrän kehitys,
- tilausten osuus digitaalisessa kanavassa.
Mittareille kannattaa kirjata lähtötaso ennen projektia. Ilman vertailukohtaa parannusta ei voi osoittaa, eikä lukuja kannata arvioida jälkikäteen muistinvaraisesti.
Jos suunnittelet varaosaluettelon digitalisointia ja haluat varmistaa sujuvan siirtymän, tutustu DoX eParts -ratkaisuun tai ota yhteyttä asiantuntijaamme, niin käydään läpi tilanteenne ja sopiva käyttöönottotapa.