Johtava laitevalmistaja valitsi DoXin uudistamaan dokumentointiprosessinsa
Uusin globaali DoX asiakas on teollisuuslaitteiden ja tehdaskokonaisuuksien valmistaja, joka on oman alansa markkinajohtaja ja työllistää lähes 1 000 henkeä Euroopassa, Pohjois-Amerikassa ja Aasiassa. Valmistaja pystyy toimittamaan yksittäisten laitteiden lisäksi kokonaisia tuotantolinjoja ja automaatioratkaisuja. Globaalisti ainutlaatuisen siitä tekee sen kyvykkyys toimittaa kokonaisia tehdasratkaisuja, jotka pitävät sisällään kaikki lopputuotteen käsittelyvaiheisiin vaadittavat laitteet.
Valmistajan liiketoiminnasta johtuen myös asiakastoimitusten dokumentointitarpeet ovat vaativia. Jokainen toimitettu ratkaisu on räätälöity ja vaihtuva toimitussisältö on otettava huomioon jo dokumentointivaiheessa. Myös kokonaan uusia dokumentteja, kuten esimerkiksi asennus-, käyttö- ja huolto-ohjeita tarvitaan projektikohtaisesti. Lisäksi kaiken dokumentaation tulee olla saatavilla useina eri kielivaihtoehtoina, ja myös projektikohtaisille käännöstöille on tarvetta.
Tähän mennessä valmistaja on tuottanut tarvittavan dokumentaation perinteisiä sisällöntuotannon työkaluja käyttäen, eikä erillisiä ratkaisuja uudelleenkäytettävyyteen, versionhallintaan tai kielikäännöksiin ei ole käytetty. Tämä puolestaan on kasvattanut dokumentoinnin kustannuksia. Ratkaisuna tähän haasteeseen valmistaja on perehtynyt huolellisesti rakenteiseen dokumentointiin ja sen tuomiin etuihin.
Uuden rakenteisen dokumentoinnin järjestelmän valintaa varten käynnistettiin tarjouskilpailu, jossa valittuja toimittajia vertailtiin sekä teknisin ja kaupallisin perustein. Myös DoX Systems johtavana dokumentointiratkaisujen toimittajana kutsuttiin tarjouskilpailuun.
Tarjousprosessiin valitut rakenteisen dokumentoinnin järjestelmät järjestettiin paremmuusjärjestykseen 15-kohtaisella vertailuilla, joissa arvioitiin järjestelmien käytettävyyttä, toiminnallisuutta ja liiketoimintamallia.
DoX arvioitiin hyväksi tai erinomaiseksi kaikissa kategorioissa. Erityistä kiitosta saivat käytettävyys, työprosessien ja katselmointien hallinta, editointi-, julkaisu- ja käännöstoiminnot sekä pilvipohjaisen palvelun selkeä hinnoittelumalli. DoX suoriutuikin vertailuista parhaiten ja valittiin tarjouskilpailun voittajaksi.
Järjestelmätoimitus alkoi pian valinnan jälkeen. Ensimmäiset DoXilla tuotetut uudet dokumentit nähtiin noin kolme kuukautta projektin aloituksen jälkeen.
DoXin pääkäyttäjät työskentelevät pääosin tuotekehityksessä, jossa tärkeimmät käyttötapaukset liittyvät uusien käyttöohjeiden ja kieliversioiden luontiin. DoX jakaa sisällön uudelleenkäytettäviin sisältömoduleihin, ja tämä mahdollistaa vanhojen, aikaisemmalla järjestelmällä tuotettujen dokumenttien siirron DoX järjestelmään versio ja sisältömoduli kerrallaan. Näin saadaan uusien dokumenttien luonnin ohessa myös olemassa oleva sisältö uudelleenkäytettäväksi tuleviin asiakasdokumentteihin.
Erityisen hyödylliseksi ollaan koettu myös DoXin sisäänrakennettu työnohjausprosessi, jossa kullekin tuotetulle sisältömodulille ja kieliversiolle voidaan määritellä katselmointi- ja hyväksyntäketju. Näin varmistetaan, että kukin tuotettu dokumentti on laadullisesti korkeatasoinen.