Varsinaisen sisällön muokkaamisen lisäksi rakenteinen dokumentointi kattaa myös muita järjestelmiä, joita se tukee ainakin paremmin kuin suora tekstinmuokkaus. Esimerkiksi sisällön revisiointi eli sen jakaminen erikseen hallinnoitaviin muutosversioihin on helpompaa, kun sisältö koostuu alkujaan itsenäisesti hallinnoiduista moduuleista. Vastaavasti myös työnkierto eli järjestely roolien koordinoimiseksi sisällöntuotannon eri vaiheissa saadaan myös suhteutettua pienempiin sisältökokonaisuuksiin. Käyttäjät voivat esimerkiksi katselmoida eri tuotannon vaiheissa olevia yksittäisiä moduuleita.
Tämä rakenteisen dokumentoinnin käyttöönoton käytännön eroja käsittelevä artikkeli on aihetta koskevan sarjan kolmas osa. Linkit kahteen aiempaan osaan löytyvät alta:
Sisällön Revisiointi

Tarkkaan ottaen revisiointi on sisällönhallintajärjestelmien eikä itse rakenteisten dokumentoinnin järjestelmien piirre. DoX CMS kuitenkin kattaa molemmat ja niiden vuorovaikutus on merkittävä osa rakenteisen dokumentoinnin käytännön hyötyjen ymmärtämistä. Täten siihen on syytä tutustua tarkemmin.
Kuinka revisiointi voidaan toteutettaa yhdessä suoran tekstikäsittelyn kanssa rakenteisen dokumentoinnin sijaan?
Tältä osin määrittävä tekijä on, kuinka pieniin osiin sisältö ollaan valmiita jakamaan.
Suoran tekstinkäsittelyn osalta sisällön osien koko määräytyy osioiden uudelta sivulta aloittamisen ja käytetyn kasaamisen ja julkaisemisen menetelmän perusteella.
Koska suoran tekstinkäsittelyn suurin etu on kyky määrittää sivuasettelu osana sisällöntuotantoa, tämä sijoittelu ei saa muuttua osana kasaamisvaihetta. Ainoa tapa varmistaa kyseinen tulos on uusien sisältökokonaisuuksien aloittaminen uudelta sivulta, mikä nollaa aiemman osion mahdolliset vaikutukset.
Siksi sisältöä ei voi jakaa itsenäisiin kokonaisuuksiin muutoin kuin näiden kokonaisuuksien kunkin alkaessa uudelta sivulta. Joissakin dokumenteissa siis revisioinnin kannalta hyödynnettävissä olevaa jaottelua ei ole lainkaan. Mitä enemmän uusia osioita pakotetaan alkamaan uudelta sivulta, sitä vähemmän hyötyä saadaan kyvystä itse asetella sisällöt halutunlaisesti. Tärkeä muussa tapauksessa näin saavutettu etu on kuitenkin kyky käyttää julkaisun sivumäärää mahdollisimman tehokkaasti asettelemalla sisältö sivut täyttävällä tavalla.
Jos kyseisenlainen sisältö on jaettu uudelta sivulta alkaviin osioihin, tulee ne myös voida kasata esimerkiksi sivunumeroinniltaan yhteneviksi kokonaisuuksiksi. Mikäli julkaisujärjestely ei tarjoa ratkaisua tältä osin, ei suoran tekstinkäsittelyn sisältöjä käytännössä voida jakaa kokonaisia julkaisuja pienemmiksi kokonaisuuksiksi.
Kuinka rakenteinen dokumentointi poikkeaa tältä osin?
Kaikki rakenteisen dokumentoinnin sisältö on lähtökohtaisesti modulaarista eli jokaisen osion revisiot ovat hallinnoitavissa itsenäisesti.
Tämä tarkoittaa, että yksittäisiä osioita voidaan päivittää tarpeen mukaisesti tarvitsematta koskaan luoda uusia vedoksia niiden ulkopuolisista osista dokumenttia. Päivitykset ovat siksi myös paikannettavissa helpommin osana sisällön hallinnointia, koska osiot ovat tarkkarajaisempia.
Esimerkiksi laajempi osio koskien laitteen huoltotarkistuksen kolmea itsenäisesti kuvattua vaihetta sallisi jakaa kunkin vaiheen omaksi moduulikseen. Sama on tehtävissä suoran tekstinkäsittelyn osalta, mutta yllä mainituista syistä olisi realistisempaa olettaa koko kolmivaiheisen huoltotarkistuksen muodostavan pienimmän itsenäisesti hallinnoidun kokonaisuuden sen osalta. Tästä syystä päivitykset yhteen osioon vaatisivat koko kyseisen kolmiosaisen kokonaisuuden uudelleenrevisiointia. Jos tehdyt muutokset ovat riittävän laajoja vaatiakseen muun sisällön uudelleenasettelua, täytyy se tehdä käsin halki koko osion. Muussa tapauksessa muutoksien selvityksen täytyy paikantaa ne tarkemmin sanallisesti osana kokonaisuutta. Mitä kattavampia kyseiset kokonaisuudet ovat – ja usein ne voivat koostua koko dokumentista – sitä laajempia tällaiset muutoksien vaikutukset niihin ovat.

Sama tilanne rakenteisen dokumentoinnin tapauksessa sallii muokata yksittäisten vaiheiden osioita erikseen. Kun niistä koostetaan julkaisu, loput sisällöt asettuvat paikalleen samojen sääntöjen puitteissa kuin aiemminkin. Muuhun sisältöön ei siis tarvitse koskea asettelun sopeuttamiseksi muutoksiin. Tehtyjä muutoksia on myös mahdollista kuvata lyhytsanaisemmin, koska niihin ei lukeudu laajempaa sopeutustyötä. Useimmiten erot voi havaita pikaisella silmäilyllä, jos käytetty ohjelmisto sallii vertailla saman sisällön revisioita keskenään. Tämä toiminto sisältyy DoX CMS:ään.
Rakenteinen dokumentointi siis tekee sisällön revisioinnista paremmin tarkennettua. Muutoksien tarve rajoittuu lähes poikkeuksetta vain käsiteltäviin osioihin. Suoran tekstinkäsittelyn tapauksessa mitä enemmän sisältöä kukin revisioitavista sisällöistä kattaa, sitä laajempi muokkauksen tarve on jokaisen päivityksen yhteydessä. Tästä syystä rakenteinen dokumentointi tekee päivityksistä sisältöihin kevyempiä toteuttaa. Koska laajempien kokonaisuuksien välisiä suhteita ei tarvitse ylläpitää itse, yksittäisistä muutoksista ei seuraa tarvetta jatkotoimenpiteille.
Työnkierto

Työnkierto koostuu sisällöntuotannon jakamisesta joukkoon vaiheita, joita yhdistävät ennalta määritetyt mahdolliset siirtymät. Se kattaa sekä käännösprosessin että sisällön eri vedokset ja niiden hyväksyttämisen. Koska varsinkin eri vedokset on hyvä erottaa omikse revisioikseen, toimiva työnkierto useimmiten vaatii myös asianmukaista revisiointia.
Rakenteisen dokumentoinnin itsenäisesti hallinnoidut sisältömoduulit voivat kukin käydä työnkiertoa läpi omaan tahtiinsa. Täten siirtymävalmiin sisällön ei tarvitse odottaa laajemman kokonaisuuden valmistumista ennen kuin se voidaan katselmoida ja tarvittaessa päivittää. Lisäksi asettelun automatisointi tarkoittaa, että sisällöt voidaan kirjoittaa ja käsitellä missä tahansa järjestyksessä. Kun edeltävä osio on vasta ensivedosvaiheessa, sen jälkeisistä osioista osa voi olla jo täysin hyväksytettyjä. Suoran tekstinkäsittelyn tapauksessa edeltävät osiot vaikuttaisivat vielä tapoihin, joilla loput tulisi asetella.
Käytännössä siis rakenteisen dokumentoinnin sisältöä voi tarvittaessa työstää rinnakkain eikä järjestyksessä ja täten ilman tarvetta huolehtia kokonaisuuden samanaikaisesta hallinnoinnista.
Osa samoissa dokumenteissa käytetyistä sisällöistä voi olla vasta valmisteluvaiheessa, kun toiset ovat katselmoitavina tai käännettävinä. Kun aloitetaan uusi projekti, joka uudelleenkäyttää aiempia sisältöjä, kaikki jaettu sisältö voi säilyä hyväksyttynä sellaisenaan lisäyksien kirjoittamisen ajan. Jos ne sen sijaan liitettäisiin osaksi samaa tiedostoa suoraa tekstinkäsittelyä varten, eivät ne pysyisi samaan tapaan jo hyväksytettyinä. Ensinnäkin, kyseisten sisältöjen asettuminen osaksi kokonaisuutta vaatisi uudelleenkatselmointia. Toisekseen, ne eivät olisi suoraan erotettavissa uudesta sisällöstä ilman erillisiä merkitsemistoimenpiteitä.
Tältä osin rakenteinen dokumentointi sallii suuremman vapauden kierrättää yksittäisiä sisältöjä työnkierrossa niiden oman senhetkisen tilan perusteella. Ympäröivän sisällön tila ei vaikuta etenemiseen työnkierrossa samaan tapaan kuin tiukemmin vaikkapa asettelultaan vuorovaikuttavien sisältöjen osalta.
Lisäksi tietenkin ennalta valmistellut sisällöt säilyvät erillisinä, kun niitä ei tarvitse asettaa osaksi muokkauksen alaista osuutta.
Yhteenveto
On edelleen hyvä ajatus vielä lopuksi tarkistaa, kuinka myös rakenteisen dokumentoinnin keinoin rakennettu sisältö asettuu lopullisessa julkaisussa.
Kuitenkin suurin osa työnkierron prosessista voidaan tällä tavoin jakaa itsenäisesti eteneviksi palasiksi. Tämä puolestaan sekä nopeuttaa sisällöntuotantoa että helpottaa sisällön täydentämistä ja muuta päivittämistä.
Kuvittele kaksi tiimalasia. Yksi on täytetty hiekanjyvillä. Toinen on täytetty piellä. Molempien sisältö pääsee aikanaan kulkemaan tiimalasin läpi. Hiekanjyvät tosin liikkuvat tasaiseen tahtiin, kun piki puolestaan puristuu läpi hitaasti ja luultavasti putoaa pohjalle edelleen yhtenä massana.
Jokainen kyseisen tiimalasin kääntö kuvastaa askelta työnkierrossa, kun sisällöstä otetaan lisävedoksia ja lopulta käännökset.
Nämä vaikutukset siis kasautuvat, mitä enemmän sisältöä käsitellään ja korjataan.
Tästä syystä on puolestaan tärkeää voida kohdentaa muutokset tarkemmin. Rakenteiseen dokumentointiin kuuluva moduulikohtainen revisiointi puolestaan auttaa myös tältä osin.
Rakenteisen dokumentoinnin työnkierrossa on esimerkiksi mahdollista valmistella ensin uudelleenkäytettävät pohjamateriaalin osuudet ja asettaa ne katselmoitaviksi. Tämän osuuden ollessa katselmoitavana käyttäjät voivat kirjoittaa tuotekohtaiset osuudet.
Vaikka revisiointi ja työnkierto eivät ole uniikisti rakenteiseen dokumentointiin liittyviä piirteitä, toimivat nämä sisällönhallinnan osa-alueet yksiin rakenteisen dokumentoinnin kanssa moninkertaisesti paremmin kuin suoran tekstinkäsittelyn kanssa. Pienemmät käsiteltävät osuudet sallivat sekä tarkkarajaisemman revisioinnin että dynaamisemman työnkierron.