DoX CMS:n uusi versio 8.7 laajensi merkittävästi näkymien hallintaan tarkoitettujen suodattimien käytettävyyttä. Nyt niiden avulla voi tuottaa vakionäkymiä tai työtiloja, jotka pysyvät käytössä suodattimen vaihtamiseen saakka ja sallivat sisältöjen uudelleenjärjestelyn valikoissa, joiden sisällöt soveltuvat siihen.
Käyn tässä artikkelissa lyhyesti läpi päivityksen tuomia muutoksia. Sen jälkeen kirjaan ajatuksiani parhaista tavoista hyödyntää tätä toimintoa sen uudessa muodossa. Voit esimerkiksi poistaa näkymästä erillisessä arkistointiin tarkoitetussa työnkierron tilassa olevat otsikkosisällöt, jotta ne eivät sekoitu muihin näkyviin suodatettuihin, järjestettyihin tai haettuihin sisältöihin.
Muutokset suodatukseen
Päivityksen 8.7 tuomat muutokset näkymien suodatukseen koostuvat seuraavista lisäyksistä:
- Käänteiset suodatusehdot: Voit nyt suodattaa pois sarakekohtaista suodatusehtoa vastaavat tulokset.
- Tallennetut suodattimet: Voit tallentaa usein tarvitsemasi suodatusehdot yhdeksi valinnaksi.
- Voimaan jäävät suodattimet: Käytössä olevat tallennetut suodattimet pysyvät voimassa kyseisessä valikossa valikon edestakaisin vaihtamisen tai päivittämisen jälkeen.
- Järjesteltävät suodatetut näkymät: Jos kyseessä on uudelleenjärjesteltävä valikko, voit nyt siirtää sen sisältöjä myös suodattimen ollessa päällä.
Käänteiset suodatusehdot
Kun kirjoitat jonkin sarakkeen suodatuskenttään arvon, tulee kyseisen kentän vasemmalle puolelle näkyviin miinusmerkki. Tämän miinusmerkin napsauttaminen kääntää kyseisen sarakkeen suodatusehdon siten, että kaikki sitä vastaava sisältö suodatetaan pois näkyvistä. Normaalisti pois suodatettaisiin päinvastaisella tavalla kaikki sisältö, jolla ei ole suodatusehtoa vastaavaa arvoa kyseisessä sarakkessa. Voit yhdistää eri sarakkeiden välillä tältä osin poikkeavia suodatusehtoja, mutta kunkin sarakkeen suodatusehto voi olla vain normaali tai käänteinen. Osa kyseisestä arvosta ei voi toimia normaalisti ja osa käänteisesti.
Tallennetut suodattimet
Voit tallentaa käytössä olevat suodatusehdot joukkona, jonka saat käyttöön välittömästi valitsemalla sen aktiiviseksi suodattimeksi. Tällöin et joudu kirjoittamaan tai napsauttelemaan kyseisiä arvoja käyttöön joka kerta, kun tarvitset kyseisenlaista yhdistelmää. Voit sen sijaan valita sen käyttöön listalta tällaisia suodattimia kyseiselle valikolle.
Voit tallentaa suodattimia seuraavissa valikoissa:
- Editori,
- Tagit,
- Otsikkopuut,
- Julkaisut,
- Muuttujat ja
- Käännösprojektit.
Voimaan jäävät suodattimet
Suodattimen tallentaminen antaa myös pitää sen tallennettuna käyttöön kyseiselle valikolle, vaikka päivittäisit näkymän tai palaisit siihen toisesta näkymästä. Kun mikä tahansa tallennettu suodatin on valittuna käyttöön, se palautuu sille tallennettuihin arvoihin aina kyseisen valikon avatessasi, kunnes poistat sen käytöstä. Tämä tapahtuu tallentamalla tämä tieto selaimen välimuistiin. Jos vaihdat osaa suodatusehdoista, kyseinen suodatin pysyy edelleen käytössä ja voit halutessasi tallentaa nämä muutokset siihen. Näkymän päivittyminen tosin palauttaa käytössä olevat suodatusehdot kyseisen suodattimen viimeisimpiin tallennettuihin arvoihin.
Järjesteltävät suodatetut näkymät
Aiemmin uudelleenjärjesteltäviä valikoita ei voinut järjestellä minkään suodattimen ollessa käytössä. Koska tämä päivitys suodattimiin on tarkoitettu keinoksi tarvittaessa myös pitää käytössä suodattimia osana käyttäjien oletustyötiloja, löysimme keinot tämän rajoitteen ympäri.
Kun siirrät sisältöä suodatetussa näkymässä ja joko kyseiseen sisältöön tai sen uuteen sijaintiin liittyy pois suodatettua sisältöä, se asettuu ennakoitavalla tavalla suhteessa siirrettyyn sisältöön:
- Piilotettu alasisältö siirtyy liikutettavan yläsisällön kanssa. Tämä toimii samalla tavoin kuin näkymän ollessa suodattamaton. Näet, onko siirrettävällä osuudella alasisältöjä sen perusteella, onko sen nimen edessä plusmerkki tai miinusmerkki niiden näkyvyyden hallinnointiin. Tämä toimii myös niiden kaikkien ollessa suodatettuja pois näkyvistä.
- Siirretty sisältö asettuu samassa suhteessa sen yläpuoliseen sisältöön suodatetussa näkymässä myös suodatuksen poistamisen jälkeen. Jos esimerkiksi kyseisellä kohdalla oli jo aiemmin alasisältöjä ja siirsit sisältöä sen alle, jäisi siirretty sisältö sen päällimmäiseksi alasisällöksi suodatuksen poistamisen jälkeen.
Suodatuksen käyttösuositukset
Varsinkin kyky tallentaa monesta eri arvosta koostuvia suodattimia niiden nopeaa käyttöönottoa varten sekä tallennettujen suodattimien voimassa pysyminen laajentavat suodattimien käyttötapoja. Käyn alla läpi erinäisiä huomioita parhaista käyttötavoista päivitetyille suodattimillemme.
Kansiointi ja näkyvyys
Editori-valikko antaa lisätä listalle sisältöjä, jotka toimivat kansioina osana kyseisen näkymän hallinnointia. Nämä kansiot vuorovaikuttavat suodatuksen kanssa, joten nämä kaksi toiminnallisuutta on syytä saattaa toimimaan yhdessä mahdollisimman sujuvasti.
Jos kansio, jonka sisältä jokin suodatusehtoa vastaava sisältö löytyy, on suljettuna, ei kyseinen sisältö näy suodatetussa näkymässä. Tämä auttaa sulkemaan suodatetusta näkymästä pois muiden kansioiden sisällöt, jos haluat suodattaa näkyviin ehtoja vastaavat sisällöt vain tietystä kansiosta. Jos kuitenkin haluat suodattaa esiin ehtoja vastaavat sisällöt valikon kaikkien sisältöjen seasta, ole varovainen tältä osin.
Helpoin tapa varmistaa, että jokin kansio ei vaikuta tuloksiin vahingossa on käyttää valikon työkalurivin Sulje Kaikki ja Avaa Kaikki -toimintoja. Varsinkin Avaa Kaikki on hyödyllinen valinta ennen kuin teet koko valikon kattavaa suodatusta, jotta varmistat kaikkien ehtoja vastaavien osuuksien tulemisen näkyviin.
Koska suljetun kansion suodattaminen pois näkymästä suodattaa pois myös sen alasisällöt, on hyvä ajatus antaa kansioille ainakin tärkeimmät tunnisteet, jotka löytyvät myös niiden alasisällöiltä. Tällä tavoin varmistat, että kyseiset suodatusehdot antavat löytää kyseiset sisällöt riippumatta niiden kansioinnista. Toki tältä osin on syytä huomioida, että kyse ei ole ainoastaan niiden välittömistä kansiosijainneista vaan koko kansiorakenteesta, johon ne on sisennetty. Tästä syystä tämä ei ole hyvä vaihtoehto monitasoisempien kansiorakenteiden tapauksessa. Voit tosin käyttää sitä myös vain osaan ympäristönne sisällöistä kuten vain sisältöviitteiden lähteille tai vain valmispohjille.
Leikepöytä
Editori-valikon leikepöytä, johon voit väliaikaisesti siirtää sisältöjä, omaa omat suodatuskenttänsä. Toisin sanoen voit ottaa sisältöä talteen sinne eri suodatusehtojen välillä kyseisen sisällön sijoittamiseksi uudelleen niiden välillä. Tämä lisätila avautuu, kun napsautat Editori-valikon listanäkymän oikeassa alakulmassa olevaa leikepöytäikonia.
Koska voit käyttää leikepöytään eri suodatusehtoja kuin varsinaiseen listaan, voit myös nopeasti etsiä isosta määrästä sen sisään siirrettyjä sisältöjä tilannekohtaisesti tarvitsemasi takaisin listalle sijoiteltavaksi soveltuvilla suodatusehdoilla.
Yleishyödyllisiä suodatusehtoja
Tässä on joitakin tapoja käyttää tallennettuja suodattimia lisäarvon saamiseksi niistä:
- Arkistoidut pois: Piilota pois käytöstä oleviksi merkityt osuudet.
- Kääntämättömät pois: Piilota kunkin kielen Editori-valikossa kääntämättömät otsikkosisällöt.
- Kommentoitu sisältö: Näytä Editori-valikossa vain katselmointikommentteja saaneet osuudet.
- Saman vuoden puolella tehty tai muokattu sisältö: Näytä vain sisällöt, jotka on lisätty tai joita on muokattu tänä vuonna.
- Keskeneräiset käännösprojektit: Näytä vain keskeneräiset käännösprojektit.
Kunkin valikon oletustilan tarpeet huomioiden se voi tietenkin yhdistää useamman näistä suodattimista piirteitä.
Arkistoidut pois
Kyky saada toimintaympäristöistä pois vanhentuneet sisällöt oli ensisijainen syy tälle päivitykselle. Riippuen kyseessä olevasta valikosta, tähän voi käyttää erinäisiä keinoja.
Työnkierron arkistointitila
Voit lisätä työnkiertoon erillisen tilan, jolla merkitset kokonaan pois jatkokäsittelystä jätetyt sisällöt. Tällöin voit käyttää osana Editori-valikon oletustyötilaa suodatinta, joka poistaa näkyvistä kaikki kyseisessä työnkierron tilassa olevat sisällöt.
Tarvittaessa voit tietenkin siirtää nämä sisällöt myös erikseen niille varattuun kansioon tämän näkymän pohjalla. Tämä vähentää entisestään niiden sekoittumisen muihin hakutuloksiin mahdollisuutta sekä niiden epähuomiossa siirtelemistä liikuttaessasi niitä ympäröiviä sisältöjä suodatetussa näkymässä.
Arkistointi avainsanamerkinnöillä
Jos valikon sisällöillä ei ole työnkiertoa mutta voit muokata esimerkiksi listalla näytettyjä kuvauksia, voit lisätä näihin kuvauksiin avainsanoja kuten ’#archived’. Tämän jälkeen tarvitset vain tallennetun suodattimen, joka poistaa näkyvistä tämän arvon kyseisessä sarakkeessa sisältävät osuudet.
Tämä menetelmä toimii toistaiseksi Editori-valikossa (jos et halua käyttää työnkiertoa arkistoimiseen) sekä Julkaisut-valikossa. Voit myös lisätä vastaavia avainsanoja Nimi-kenttään Otsikkopuut-valikossa tai Tagit-valikossa. Jälkimmäisen osalta löytyy tosin myös alla esitelty parempi keino.
Tagien käytöstä poistaminen ja arkistointi
Tageja muokkaamalla voit asettaa ne pois käytöstä erinäisissä yhteyksissä. Tällä tavoin saat ne poistettua käytöstä tagilistan näyttävissä valikoissa. Näiden toimintojen arvoille on kuitenkin myös omat sarakkeensa Tagit-valikossa. Täten voit käyttää tallennettua suodatinta piilottaaksesi näkymästä esimerkiksi kaikki tagit, jotka on merkitty editorissa pois käytöstä otetuiksi.
Kääntämättömät pois
Muiden kuin ensisijaisen kielen näkymät voivat olla vähemmän ihanteellisia selata, koska niiden seassa on vääränkielisiä käännöstä odottavia versioita sekä täysin kääntämättömiä osuuksia. Nämä osuudet saa kuitenkin suodatettua pois tarvittaessa sitä varten tallennetulla suodattimella.
Editori-valikossa saat kaikki loppuun asti kääntämättömät osuudet pois näkymästä näillä kahdella suodatinehdolla:
- ’(Ei Käännetty)’ Otsikko-sarakkeeseen: Käänteinen suodatin tällä arvolla poistaa näkymästä osuudet, jotka eivät ole olleet mukana missään käännösprojektissa kyseiselle kielelle. Tämä osuus on riippuvainen käyttöliittymän kielestä. Jos siis käytät englanninkielistä käyttöliittymää, kirjoita sen sijaan ’(Not Translated)’. Kirjasinkoolla ei ole merkitystä.
- ’InTranslation’ Tila-sarakkeeseen: Käänteinen suodatin tällä arvolla poistaa näkymästä osuudet, joiden viimeisin revisio on lähetetty kääntöön, mutta joiden käännöstä ei ole vielä tuotu järjestelmään. Jos olette vaihtaneet tämän tilan nimeä, käytä järjestelmäänne kirjattua arvoa.
Tietenkin voit myös käyttää tarvittaessa suodattimia, joilla vastaavasti näet vain joko täysin kääntämättömät osuudet tai käännöksessä olevat osuudet. Lisäksi voit tietenkin tarvittaessa poistaa toisen näistä ehdoista käytöstä tämän suodattimen ollessa käytössä, jos haluat näyttää sitä vastaavat osuudet.
Julkaisujen osalta voit käyttää tähän Tila-saraketta arvolla ’Waiting for Translation’ ja käänteisellä suodattimella. Huomioi tällöin, että käännöksestä tuodut julkaisut eivät siirry itsenäisesti uuteen työnkierron tilaan niiden tuomisen yhteydessä, koska niiden katselmointiin siirtäminen tai hyväksyminen aiheuttaa järjestelmässä lisämuutoksia tallentamalla niiden senhetkisen tilan. Ne tulisi siis muistaa katselmoida ja hyväksyä.
Kommentoitu sisältö
Editori-valikko kertoo, kun sisällön aktiivisella revisiolla on yksi tai useampia kommentteja. Ensisijainen tapa näiden kommenttien lisäämiselle on sisältöjen katselmointi. Kyseiset kommentit on sidottu kuhunkin revisioon eli niiden määrän kertova sarake nollautuu uuden revision lisäämisen yhteydessä. Toki aiemman revision aktiiviseksi palauttaminen palauttaa myös sen kommentit näkyviin sekä tekstieditorissa että niiden määrän kertovassa sarakkeessa.
Jos kirjoitat Editori-valikon Kommentit-sarakkeeseen arvon, joka ei voi olla sen käytössä kuten ’0’, ja sitten muutat kyseisen suodattimen käänteiseksi, saat näkyviin vain ne osuudet, joilla on yksi tai useampia kommentteja. Suosittelen samalla lisäämään käyttöön myös käänteisen suodattimen Tila-sarakkeeseen arvolla ’Approved’, jotta mukaan näkymään eivät tule jo hyväksytyt sisällöt.
Tällä suodattimella saat näkyviin, mitä toistaiseksi hyväksymätöntä sisältöä on kommentoitu sen viimeisimmällä käsittelykierroksella. Tämä soveltuu näiden sisältöjen laajempaan läpikäyntiin, vaikka niitä ei olisi palautettu juuri sinulle työnkierrossa, tai vaikka teillä ei olisi työnkierrossanne erillistä tilaa katselmoinnin jälkeisille korjauksille.
Jos käytätte yllä esitetyllä tavoin arkistointiin työnkiertoa, tältä osin olisi syytä lisätä arkistoitavalle sisällölle uudet revisiot niiden kommenttimäärän nollaamiseksi.
Saman vuoden puolella tehty tai muokattu sisältö
Yksi keino siistiä eri näkymiä on tietenkin näytetyn oletussisällön rajaaminen viimeisimpiin sisältöihin. Voit siis asettaa tarpeen mukaan eri näkymien Lisätty- tai Päivitetty-sarakkeeseen arvoksi kulloisenkin vuoden ja tallentaa tämän suodattimen. Tällöin voit käyttää sitä oletustyötilana, joka näyttää vain viimeisimmäksi työn alla olleet sisällöt.
Muista päivittää tällaisia suodattimia vuoden vaihtuessa tai ainakin ennalta määritettynä ajankohtana, jolloin edellisen vuoden sisältöjen katsotaan olevan riittävän etäisiä, jotta niitä ei tarvita osaksi tällaista työtilaa.
Keskeneräiset käännösprojektit
Yleensä loppuun saatettuja käännösprojekteja ei tarvitse näyttää oletusarvoisella listalla käännösprojekteista. Tallennetun suodattimen avulla saat poistettua ne tältä listalta. Tällainen suodatus vaatii vain arvoa ’Keskeneräinen’ Käännösprojektit-valikon Tila-sarakkeeseen. Tämä arvo kääntyy käyttöjärjestelmän kielivalinnan mukaisesti, eli englanninkielinen vastaava arvo on ’In progress’.
Tällä hetkellä testikäännöksiä ei saa suodatettua ulos erikseen, ellette ole merkinneet kaikkia niistä ne muista käännösprojekteista erottavilla nimillä. Jos kuitenkin tuotte kyseiset käännösprojektit sisään järjestelmään, saatte ne suodatettua ulos muiden valmiiden käännösprojektien mukana tällä tavoin.
Jos teillä on vanhoja testikäännösprojekteja, jotka haluatte piiloon, voitte ladata niiden käännöstiedostot uudelleen Käännösprojektit-valikossa. Tämän jälkeen voitte lähettää nämä käännöstiedostot takaisin järjestelmään ja valita kaikkien niihin kuuluvien sisältöjen osalta jättää ne pois tuotavista sisällöistä. Tälle on massavalintamahdollisuus käännösten tuontivalikon Toiminto-sarakkeen otsikon sisällä, kun siirrät osoittimen sen ylle. Tällöin nämä käännösprojektit merkitään valmistuneiksi ilman minkäänlaista sisältöjen muokkaamista. Varo tosin julkaisuista tehtyjä käännösprojekteja, joiden tiedostoista tulisi ensin poistaa osuudet, joita et voi hallinnoida tällä tavoin kuten muuttujat ja julkaisun nimi.
Yhteenveto
DoX CMS antaa nyt käyttää erinäisten valikoiden oletusarvoisina näkyminä valmiiksi suodatettuja listoja. Tarkkaan ottaen järjestelmä antaa nyt käyttää käänteisiä suodatusehtoja, tallentaa suodattimia, jättää tallennettuja suodattimia voimaan ja järjestellä suodatettuja näkymiä.
Käänteiset suodatusehdot poistavat näkymästä kyseisen sarakkeen suodatusehtoa vastaavat osuudet.
Tallennetut suodattimet koostuvat halutusta määrästä eri sarakkeiden suodatusehtoja kyseisessä valikossa, ja saat valittua käyttöön tällaisen suodattimen listalta niitä. Tarvittaessa saat lisättyä tai poistettua suodattimia sellaisen ollessa valittuna, ja voit tallentaa nämä muutokset tai jättää ne tallentamatta.
Kun käytössäsi on tallennettu suodatin, säilyy se käytössä takaisin kyseiseen valikkoon palatessasi tai sivun päivittäessäsi. Tällöin se palaa aina kyseisen suodattimen tallennettuihin arvoihin. Tällä tavoin voit käyttää suodatettua näkymää valikon oletustyötilana.
Osa tätä suodatettujen näkymien käytettävyyden laajentamista on, että ne eivät enää estä uudelleenjärjestelyä sen sallivissa valikoissa kuten Editori-valikossa. Kun siirrät sisältöä suodatetussa näkymässä, se asettuu myös suodattamattomassa näkymässä samaan suhteeseen sitä listalla välittömästi edeltävään sisältöön. Suodatetussa näkymässä piilotetut kyseisen sijainnin ympärillä olevat sisällöt asettuvat siirretyn sisällön ympärille tällä perusteella, ja sitä ei voida asettaa suoraan suhteessa näihin sisältöihin ennen suodattimen poistamista käytöstä.
Suodattimien käytön osalta on syytä huomioida, kuinka näkyviin tulevat ainoastaan avattuina olevien kansioivien osuuksien sisällöt. Tällä tavoin saat tarvittaessa poistettua näkymästä myös muutoin suodatusehtoja vastaavat osuudet, jotka eivät olennaisia sillä hetkellä. Tällä tavoin saatat vahingossa myös olla näyttämättä kaikkia suodatusehtoja vastaavia osuuksia, jos et ensin avaa kaikkia kansioita Avaa Kaikki -komennolla.
Editori-valikon suodatusehdot eivät siirry käyttöön sen leikepöydällä. Tästä syystä voit siis siirtää sisältöjä suodatetusta näkymästä leikepöydälle ja siirtää ne takaisin päälistalle vaihdettuasi suodatusehdot oikean sijainnin näyttäviksi, vaikka ne eivät muutoin näyttäisi siirrettäviä sisältöjä.
Näillä muutoksilla kykenet esimerkiksi arkistoimaan sisältöjä käyttämällä oletustyötiloissa suodattimia, jotka poistavat arkistoiduiksi merkityt osuudet näkyvistä. Voit käyttää tähän esimerkiksi työnkierron tiloja, avainsanoja kuvauksissa tai tagien piilottamisen toimintoja.
Lisäksi voit poistaa näkymistä kääntämättömät sisällöt käännöksien kohdekielillä, näyttää vain katselmoinnissa kommentoidut sisällöt, saman vuoden puolella lisätyt tai muokatut sisällöt, ja ainoastaan valmiita käännöksiä odottavat keskeneräiset käännösprojektit. Näiden esimerkkien lisäksi teille löytyy varmasti omaan ympäristöönne ja tarpeisiinne soveltuvia suodatuskeinoja.