DoX CMS -järjestelmän käyttöönotto

DoX CMS -järjestelmän käyttöönotto

Oletko kiinnostunut Dox CMS -järjestelmästä, mutta sinua arveluttaa se, mitä kaikkea järjestelmän käyttöönottoon mahtaa liittyä ja kuinka monimutkaista se mahtaa olla? Ei hätää! Seuraavassa avaan sinulle DoX CMS:n käyttöönoton prosessia vaiheittain ja tarjoan toivottavasti mielenrauhaa, sillä prosessi ei todellakaan ole mahdoton.

Dox CMS -järjestelmän käyttöönotto jakaantuu kahteen vaiheeseen eli suunnitteluvaiheeseen ja toteutusvaiheeseen eli implementointiin.

Suunnittelu

Suunnitteluvaiheen aikana kartoitetaan asiakkaan tarpeet DoX CMS -järjestelmän osalta. Ensimmäisenä on tietenkin tarvittavien käyttöympäristöjen eli instanssien määrän määrittäminen ja tarvittavien osoitteiden määrittäminen ohjeistuksen mukaisesti. Samalla kartoitetaan myös tulevien käyttäjien lukumäärä ja heitä varten tarvittavat, mahdollisesti eri käyttöoikeuksilla olevat, käyttäjätilit.

Vaikka käyttöönotto ei edellytäkään sitä, että kaikki tulevat käyttäjät ovat jo saaneet DoX CMS -tietokannan käytöstä kattavan ohjeistuksen, on tässä vaiheessa hyvä sopia tulevien koulutusten aikataulusta ja siitä, miten koulutukset on tarkoitus toteuttaa. Käyttäjäkoulutukset on perinteisesti järjestetty noin kaksi tuntia kestävinä web-palavereina ja näitä palavereita on kolmesta viiteen asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Koulutukset aloitetaan implementointivaiheen aikana eli palaamme tähän aiheeseen uudestaan myöhemmin.

Mikäli asiakkaalla on jo olemassa olevaa dokumentaatiota, jota on tarkoitus siirtää luotavaan kantaan tai kantoihin, niin tässä vaiheessa määritetään siirrettävän materiaalin määrä ja sen soveltuvuus DoX CMS:ään. Jos materiaali on sellaisenaan yhteensopivaa, niin sen siirtäminen voidaan aikatauluttaa. Jos taas materiaali ei ole senhetkisessä muodossaan suoraan DoX CMS:ään soveltuvaa, sovitaan materiaalin muuttamisesta eli konvertoimisesta kantaan sopivaksi ja siitä, miten konvertoiminen tehdään. Samoin, jos materiaali ei ole valmiiksi modulaarisessa muodossa, jaetaan materiaali alustavasti moduuleihin niin, että asiakas voi hyödyntää jaon mallia ja periaatteita myöhemmin itse käytön yhteydessä.

Moduulien lisäksi kantaan tuleva materiaali jaotellaan myös sisällön osalta. Tässä yhteydessä tutuksi tulee käsite ‘Tag’* ja miten näitä ‘tageja’ käytetään järjestelemään moduulien sisältöä. Sinälläänhän kannan materiaalin jaottelua ei tehdä vielä suunnitteluvaiheessa, mutta asiakkaan on hyvä jo tässä vaiheessa alustavasti harkita, miten tietoa tullaan järjestelemään ja käsittelemään. Lopulliset tagirakenteet hahmottuvat yleensä vasta sitten, kun materiaalia luodaan ja muokataan, mutta tagien toimintaperiaatteet on hyvä käsitellä tässä vaiheessa ainakin alustavasti.

Mitä sitten tulevien julkaisujen tyyliasioihin tulee, niin niihin liittyen asiakkaalla on mukavasti valinnanvaraa. Kannan toimitukseen sisältyy valinnainen tyyli ja tämä tyyli voi olla jokin jo valmiiksi tehdyistä DoX CMS -mallityyleistä tai vastaavasti asiakkaan toiveita vastaavaksi tehty, yksilöllinen tyyli. Mikäli asiakas päätyy jälkimmäiseen ratkaisuun, käsitellään tyyliä koskevat vaatimukset ja toiveet tässä vaiheessa prosessia, jotta asiakas voi toimittaa tyylin rakentamista varten tarvittavat tiedostot ja viitemateriaalit ajoissa.

Toteutus

Toteutus- eli implementointivaiheen aikana varsinainen tietokanta ja sen ensimmäiset käyttäjätilit luodaan. Materiaalin siirto voidaan aloittaa luomisprosessin jälkeen sillä yhdistelmällä, mikä on asiakkaan kanssa sovittu.

Siirrettävän materiaalin siirto- ja/tai konversioprosessin ei tarvitse olla valmis tyyliasetusten luomista varten, mutta tyyliasetuksien luomista varten on hyvä, että kannassa on riittävästi materiaalia viitteeksi tyylin luomisprosessia helpottamaan.

Materiaalin siirtoprosessin tai tyyliasetusten ei puolestaan tarvitse olla valmis käyttäjäkoulutusten aloittamista varten, sillä on mahdollista, että osa uusista käyttäjistä osallistuu materiaalin siirtoon ja sitä kautta harjoittelee kannan käyttöä. On kuitenkin hyvä, että koulutukset aloitetaan vasta, kun kanta on luotu, vaikka asiakkaan käytettävissä onkin testikantoja, sillä näin käyttäjät saavat tuntuman juuri heidän omaan kantaansa ja voivat näin osallistua paremmin käyttöönottovaiheeseen liittyvien määritysten tarkentamiseen.

DoX CMS otetaan siis käyttöön asteittain asiakkaan käyttöönottokokemusta tukien. Käyttäjäkoulutus antaa hyvän pohjan itsenäiselle käytölle ja koulutuksissa jaetut materiaalit toimivat tukena myöhemmälle käytölle. Tämän lisäksi käyttöönottovaiheen aikana kannan käyttäjiä tukee laajennettu käyttäjätuki, joka auttaa kiperimpienkin ongelmien ratkaisemisessa.

Kuten varmaan edellisestä kuvauksesta käy ilmi, DoX CMS:n käyttöönotto ei todellakaan ole rakettitiedettä. Varsinkin DoX Systemsin asiantuntijoiden avulla käyttöönottoprosessista voidaan tehdä hyvin sujuva ja tulevaa käyttöä helpottava operaatio, jonka avulla käyttäjät pääsevät nauttimaan DoX CMS:n tuomista hyödyistä.

* Tag = avainsana tai muu tunniste, jolla sisältöä merkitään johonkin tiettyyn julkaisuun kuuluvaksi.