Mitä enemmän käytän DoX CMS:ää, sitä vakuuttuneempi olen, että järjestelmän näkymänhallinta on yksi sen suurimmista vahvuuksista. Se kuitenkin vaatii totuttelua ja usein myös ennakoivaa sisällönhallintaa. Nämä ’salat’-artikkelit eivät ole varsinaisesti sarja, mutta päätin olevan hyvä jakaa hyviä käytänteitä myös näkymien hallinointiin liittyen artikkelin muodossa. Periaate on sama kuin aiemmassa artikkelissa koskien käännöksien hallinnan saloja.
Alkuun käyn läpi näkymien hallinnan perusperiaatteita eli kuinka niiden suodatus toimii. Seuraavaksi käsittelen eri näkymiin liittyviä arvoja, joita voidaan käyttää hallinnoinnin tukena. Lopuksi esittelen vielä näkymien hallinnoinnin jatkokehityksen suunnitelmia.
Näkymien Hallinnan Perusperiaatteet
Kaikki erilaiset sisällöt DoX CMS:ssä näytetään niille tarkoitetuissa yksittäisissä listoissa. Sisältömoduulit kuuluvat pääotsikkopuuhun ja julkaisujen revisiot julkaisulistaan. Mitä sisältöä kukin tällainen valikko näyttää on kuitenkin lähes täysin käyttäjän hallinnoitavissa. Alla käydään läpi tätä koskevat ydintoiminnot.
Sarakkeiden Näkyvyys
Kaikissa näin hallinnoitavissa listauksissa on mahdollista valita näytettävät sarakkeet. Kuten alla kerrotaan, mitä tahansa näistä sarakkeista voidaan käyttää sisällön suodattamiseen.
Lista kyseisessä valikossa näytettävissä olevista sarakkeista avautuu, kun napsautat listanäkymän vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta. Kun napsautat sarakkeen nimeä, sen näkyvyyden tila vaihtuu. Jos se oli näkyvissä, se piilotetaan. Jos se oli piilotettu, se näytetään. Näytettyjen sarakkeiden nimen vieressä olevassa valintalaatikossa on tarkistusmerkki, kun kyseinen sarake näytetään.
On hyvä miettiä etukäteen, mitkä sarakkeet ovat hyödyllisiä omassa työympäristössäsi. Turhien sarakkeiden näyttäminen osana vakionäkymää heikentää käytettävyyttä. Eri sarakkeet ovat kuitenkin hyödyllisiä eri tavoin käytetyissä ympäristöissä.
Esimerkiksi Editori-valikossa Otsikon Tunniste -sarake on erittäin tärkeä sisäisten linkkien luomiseen ja jäljittämiseen. Kaikkia suositellaan pitämään se näkyvissä tästä syystä. Jos lähetät apupyynnön tukeemme, on myös tärkeää auttaa paikantamaan oikea sisältö esimerkiksi otsikon tunnistetta käyttämällä.
Sen sijaan revisionumero ei yleensä ole yhtä olennainen. Jos kuitenkin sisältö on käymässä läpi suurta päivityskierrosta, voi se olla olennaista näyttää jo seuraavaan vaiheeseen siirtyneiden (esim. 1.xx vs. 2.00) sisältöjen erottamiseksi toistaiseksi päivittämättömistä sisällöistä.
Sarakekohtainen Suodatus
Ensisijainen sisällön hallinnan keino DoX CMS:ssä on sarakekohtainen suodatus. Jokainen näytetty sarake antaa käyttää sen sisältöön perustuvaa suodatusta näytettyjen sisältöjen hallinnoimiseen ja useampi tällainen suodatin on mahdollista ottaa käyttöön samanaikaisesti.
Kun siirrät osoittimen sarakkeen otsikon ylle, tulee näkyviin tekstikenttä. Kun napsautat tätä tekstikenttää, voit kirjoittaa siihen. Jos kyseinen sarake voi sisältää vain ennaltamääritettyjä arvoja kuten käyttäjänimiä tai tageja, järjestelmä näyttää sen sijaan listan mahdollisista arvoista, kun napsautat tätä kenttää.
Lisäksi tekstikentän vasemmalla puolen näytetään ylös ja alas osoittavat nuolet. Jos niitä napsauttaa, vaihtaa järjestelmä sisällön järjestelyn vastaamaan kyseisen sarakkeen arvoja joko nousevassa tai laskevassa järjestyksessä. Ensimmäinen napsautus vaihtaa järjestelyn nousevaksi. Toinen napsautus vaihtaa sen laskevaksi. Kolmas napsautus palauttaa oletusjärjestyksen. Senhetkinen järjestelyperiaate näkyy siitä, kumpi nuoli on tummennettu. Kun jompi kumpi vaihtoehto on käytössä, kyseinen nuoli näkyy myös osoittimen ollessa muualla.
Voit esimerkiksi asettaa näkyviin vain itsellesi varatut vakiotilassa olevat otsikkosisällöt, joilla on mikä tahansa tagi haluamastasi tagikategoriasta. Kyseinen kategoria voi olla tehty pelkästään sisällön vielä vaatimien toimien listaamiseksi (esim. kuvien päivittäminen). Voit myös valita vain tiettyyn julkaisuun liittyvän yhdistelmän tageja, jos kaikki siihen tulevat otsikkosisällöt käyttävät niitä, ja nähdä vain siihen tulevat sisällöt. Tämä kuitenkin vaatii tietoista tagien käyttämistä tavalla, joka mahdollistaa myös tällaiset toimet. Se ei toimi sellaisenaan, jos esimerkiksi osaan sisällöistä on käytetty tageja vain niiden sisältämien elementtien osalta tai jos useampi julkaisu käyttää täysin samaa yhdistelmää tageja. Jälkimmäisessä tapauksessa voidaan vaatia lisäsuodatusta esimerkiksi sisältöjen kuvauksiin lisättyjen avainsanojen avulla.
Sisältöhaku
Editori-valikossa on lisäksi mahdollista suodattaa näkymää otsikoiden sisältöjen perusteella. Tämä toiminto käy läpi sisältöjen raaka-XML:n eli siihen on mahdollista kirjoittaa esimerkiksi elementtiluokkien tunnisteita niiden käyttöpaikkojen löytämiseksi. Tämä sisältöhakuun perustuva suodatus on mahdollista myös yhdistää sarakekohtaiseen suodatukseen.
Sisältöhaku otetaan käyttöön kirjoittamalla Editori-valikon oikean yläreunan Etsi Sisällöstä -kenttään ja painamalla Enter-näppäintä tai napsauttamalla sen oikealla puolella olevaa suurennuslasipainiketta. Sisältöhaku otetaan pois käytöstä tekemällä näin, kun Etsi Sisällöstä -kenttä on tyhjä.
Sisältöhaku ei salli hakea pitkiä yhtenäisiä tekstiosuuksia, vaan välilyönnit ilmoittavat, että kyseisissä otsikkosisällöissä tulee olla jossakin kohtaa niin erotetut ilmaisut. Jos käytät merkkiä ’|’ ilmaisujen erottamiseen, tämä toiminto näyttää listalla otsikkosisällöt, joissa on ainakin yksi tällä tavoin erotetuista ilmaisuista.
Jos esimerkiksi haet hakutermeillä ’type=”warning” shock’, näyttää pääotsikkopuu vain sisällöt, joissa on mukana varoituselementtejä ja sana ’shock’. Jos haet hakutermeillä ’type=”warning”|shock’, näyttää pääotsikkopuu sen sijaan sisällöt, joissa on joko varoituselementtejä tai sana ’shock’.
Lisätoiminnot
Lisäksi eri valikoiden työkalupalkeissa on lisätoimintoja, jotka auttavat suunnistamaan kyseisissä valikoissa.
Seuraava Valittu -komento siirtää näkymän seuraavaan valittuna olevaan kohtaan listalla. Jos valitset jonkin kohdan suodatuksen ollessa päällä ja poistat suodatuksen käytöstä, löydät sen jälleen välittömästi tätä komentoa käyttämällä. Jos valitset suodatuksen ollessa päällä useamman kohdan ja poistat sitten suodatuksen käytöstä, voit tätä komentoa käyttämällä siirtyä niiden välillä niiden paikantamiseksi suodattamattomassa näkymässä. Tästä mahdollisuudesta on hyötyä esimerkiksi, kun sinun täytyy varmistaa, ovatko tietyt tagit sisältävät otsikkosisällöt oikeissa sijainneissa pääotsikkopuussa.
Sulje Kaikki -komento piilottaa kaikki alasisällöt. Näet listalla vain ensimmäisen järjestystason kohdat kuten julkaisujen uusimmat revisiot ja tagikategoriat. Näin on helpompaa jäljittää oikea kohta kyseiseltä listalta, koska näkyvä lista on huomattavasti lyhyempi. Tarvittaessa Avaa Kaikki -komento antaa näyttää kaikki listan sisällöt. Voit myös avata yksittäisten kohtien alasisältöjä napsauttamalla niiden otsikoiden vieressä näkyviä plusmerkkejä tai sulkea niitä uudelleen painamalla vastaavia miinusmerkkejä.
Eri Näkymien Hallinta
Alla käydään läpi tapoja hallinnoida neljää eri valikkoa: (1) Editori, (2) Tagit, (3) Julkaisut ja (4) Käännösprojektit.
Editori-valikko
Enemmistö DoX CMS:n käytöstä tapahtuu Editori-valikossa ja se sisältää lähes poikkeuksetta suurimman määrän näytettyä sisältöä. Editori-valikko sisältää kuitenkin myös eniten mahdollisia hallinnointikeinoja kaikista näkymistä.
Sarakkeet Muokattavilla Arvoilla
Suodatuksen apuna on mahdollista käyttää ainakin Kuvaus-, Revisio-, Revision Kommentti– ja Tagit-sarakkeita. Kaikkien näiden sarakkeiden sisältö on jossakin määrin käyttäjien hallinnoitavissa.
Kuvaus-sarake näyttää Otsikon Kuvaus -kentän sisällön. Tämä tekstikenttä on tekstieditorinäkymän pohjalla, kun sisältö avataan siinä. Sinne on mahdollista kirjoittaa esimerkiksi avainsanoja, joita varten ei haluta luoda erikseen tageja, kuten eri osien nimiä: näyttö, pakoputki, kauhaaja, ja niin edelleen. Myös esimerkiksi conref-lähdesisällöt sisältävät otsikot voi merkitä tällä tavoin.
Revisio-sarake näyttää otsikoiden aktiivisten revisioiden revisionumerot kuten 1.00. Yleisesti ottaen ei ole hyvä ajatus yrittää koordinoida desimaalien muutoksia revisioiden välillä, koska rakenteisen dokumentoinnin ydinajatuksiin kuuluu yksittäisten kohtien päivittäminen tarpeen mukaan. Kokonaislukujen muutokset kannattaa kuitenkin säästää laajempia versiomuutoksia varten, jolloin tätä saraketta on mahdollista käyttää joko toistaiseksi päivittämättömien osioiden näyttämiseen yhdessä muiden suodatusperusteiden kanssa tai vain jo seuraavaan julkaisuun tulevat revisiot omaavien otsikoiden näyttämiseksi.
Revision Kommentti -sarake näyttää otsikoiden aktiivisten revisioiden Revision Kommentti -kenttien arvot. Tätä kenttää on tarkoitus käyttää kunkin revision sisältämien muutoksien kuvaamiseen. Jos näissä kuvauksissa käytetään vakioituja ilmaisuja, on tällä tavoin mahdollista näyttää vain sisällöt, jotka ovat viimeisimmäksi käyneet läpi jonkin tietyn muutoksen kuten conrefien tai muuttujien käyttöön ottamisen.
Tagit-sarake näyttää itse otsikkosisällöille annetut tagit. Se ei näytä niiden sisäisille elementeille annettuja tageja, jos samoja tageja ei ole annettu myös otsikkosisällölle itselleen. Voit myös käyttää erillisiä tageja jokaiselle tagikategorialle. Tageihin perustuva suodatus antaa näyttää julkaisukohtaiset sisällöt, jos kaikilla otsikkosisällöille on niiden käyttöpaikkoja vastaavat tagit ja kullakin julkaisulla on ainutkertainen yhdistelmä tageja. Voit myös lisätä tagikategorioita liittyen sisällön järjestelmän sisäiseen hallinnointiin kuten sisältökohtaisiin jäljellä oleviin tehtäviin.
Kansiointi
Sisällön kansiointiin käytetään otsikkosisältöjä, joiden alle muut otsikot järjestetään. Tällaisten otsikoiden ei tarvitse tulla julkaisuihin. Ne voidaan jättää tyhjäksi listalla näkyvää otsikkoa lukuun ottamatta.
On hyvä ajatus kansioida sisällöt aihekohtaisesti eikä suoraan julkaisumuotoisesti. Julkaisujen rakenne voidaan kasata jälkikäteen käyttämällä otsikkopuita ja sen käyttäminen pääotsikkopuussa heikentää uudelleenkäytettävyyttä.
Näihin otsikoihin voidaan myös lisätä näkymän hallinnointia helpottavia tietoja.
Otsikko-kentän ja Kuvaus-kentän lisäksi näihin kansiointiapuihin on mahdollista myös kirjoittaa sisältöön metadataa ja avainsanoja, jotka auttavat löytämään oikeat kohdat myös sisältöhaun perusteella. Kun sellainen on suodatettu helposti valittavaksi, voit valita sen ja poistaa suodatuksen. Kun poistat suodatuksen, näkymä pysyy kyseisessä sijainnissa. Jos se siirtyy muualle, voit käyttää Seuraava Valittu -toimintoa oikean sijainnin löytämiseksi.
Tagit-valikko
Myös Tagit-valikon sisällöt voi järjestellä uudelleen. Tätä on mahdollista käyttää jatkohallinnoinnin helpottamiseksi.
Uudelleenjärjestelyn perusteita voi olla useita erilaisiin tarpeisiin vastaamiseksi.
Ensimmäisen järjestystason tagien, jotka nimeävät tagikategoriat, järjestys määrittää niiden järjestyksen myös muissa tageihin liittyvissä valikoissa. Täten tärkeimmät ja kattavimmat tagikategoriat voi asettaa ylimmäksi niiden välisen hierarkian ja käyttöjärjestyksen korostamiseksi. Toisiinsa läheisesti liittyvät tagikategoriat voi myös pitää peräkkäin ja muista irralliset kategoriat kuten työskentelyn avut jättää pohjimmaisiksi.
On myös mahdollista järjestää eniten muokatut tagikategoriat, joihin lisätään useimmiten uutta sisältöä, listan yläpäähän. Tällä tavoin vähennetään tarvetta selata listaa joka kerta, kun niin täytyy tehdä.
Vaihtoehtoisesti pienemmät kategoriat voidaan asettaa listan ylimmiksi, koska niiden ohittamiseen liittyy vähiten selaamista. Jos yleistason kategoriat koostuvat harvoista valinnoista kuten julkaisujen tyypeistä ja suurin osa valinnoista kuten tuotteeseen sisällytetyt komponentit kohdistetaan muihin kategorioihin, tätä menetelmää voidaan soveltaa yhdessä ensimmäisen periaatteen kanssa.
Julkaisut-valikko
Julkaisut-valikossa ensisijaiset hallinnointikeinot ovat Nimi-, Kuvaus-, Tila– ja julkaisumuuttujasarakkeet.
Jos julkaisun Nimi-kentän arvoa ei käytetä osana itse julkaisua siihen kytketyn järjestelmämuuttujan kautta, voi siihen upottaa tunnisteita näkymän hallinnoinnin helpottamiseksi. Tätä arvoa käytetään myös julkaisutiedoston alkuperäisen tiedostonimen määrittämiseen. Tästä syystä tähän arvoon voi olla hyvä upottaa esimerkiksi kielitunniste sen päätteeksi, ja niin edelleen.
Jos Nimi-kenttää ei voi käyttää avainsanoja ja tunnisteita varten, on ne mahdollista lisätä Kuvaus-kenttään. Vaihtoehtoisesti Kuvaus-kenttää on hyvä käyttää julkaisujen revisiokommentteihin eli kuvauksiin päivityksistä revisioiden välillä.
Tila-sarake kertoo julkaisun revisioiden tilan työnkierrossa. Ihanteellisesti siis vain uusimmat revisiot ovat Open-tilassa. Tästä syystä sitä voi käyttää vanhempien revisioiden poistamiseen näkymästä muihin sarakkeisiin perustuvan suodattamisen tukena.
Julkaisut-valikossa on mahdollista myös näyttää erillinen sarake kullekin järjestelmään kirjatulle julkaisumuuttujalle. Nämä sarakkeet näyttävät näiden muuttujien arvot julkaisujen revisioissa. Periaatteessa näitä muuttujien arvoja on mahdollista käyttää näkymän hallinnointiin myös silloin, kun niitä ei käytetä julkaisujen sisällä. Voit esimerkiksi lisätä järjestelmään julkaisumuuttujia, joita käytetään ainoastaan tämän näkymän hallinnointiin antamalla niille suodatusta auttavia arvoja kussakin julkaisussa. Ne on mahdollista erottaa muista muuttujista esimerkiksi jonkinlaisella alkutunnisteella kuten ’COL_’.
Käännösprojektit-valikko
Kun sisältöä lähetetään käännettäväksi, lisätään Käännösprojektit-valikkoon kohta sen merkitsemiseksi. Tässä valikossa tärkeimpiä hallinnoinnin apuja ovat Nimi-, Kohdekieli– ja Tila-sarakkeet.
Kuten muualla, myös käännösprojektien tapauksessa niiden nimiä voidaan käyttää hallinnoinnin apuna. Käännösprojektin nimi määritetään, kun käännöspyyntö alkujaan lähetetään. Koska se jälleen määrittää myös tiedoston nimen, on hyvä ajatus lisätä siihen esimerkiksi myös kohdekielen tunniste – varsinkin käännöksiä pyydettäessä useammalle kielelle kerrallaan. Nimi-saraketta voidaan tällöin kuitenkin myös käyttää oikeiden käännösprojektien nopeasti paikantamiseksi.
Vastaavasti Kohdekieli-sarake näyttää tietenkin, mille kielelle kyseinen käännös on pyydetty. Sitä ei voi hallinnoida sen enempää, mutta sen käyttäminen auttaa näkemään kyseiselle kielelle pyydetyt käännökset rinnakkain niiden vertailemiseksi. Lisäksi se on avuksi yhdessä muiden sarakkeiden kanssa käytettynä, jos muut sarakkeet eivät sisällä riittävän yksiselitteisiä arvoja.
Tila-sarake puolestaan kertoo, onko kyseinen käännöspaketti jo tuotu takaisin järjestelmään. Toisin sanoen voit tarvittaessa näyttää vain avonaiset käännösprojektit nähdäksesi, mitä niistä ei ole tuotu sisään järjestelmään.
Kehityssuunnitelmat
Aina löytyy lisäkehitettävää, eikä näkymien hallinnointi ole poikkeus siltä osin. Jos esimerkiksi käyttäjät pyytävät itselleen hyödyllisiä sarakkeita näytettäviksi, ne on luultavasti kohtuullisen yksinkertaista lisätä järjestelmään.
Yksi ilmeisimmistä lisäyksistä Editori-valikkoon on sarake, joka kertoo, onko senhetkinen aktiivinen revisio kyseisen sisällön uusin revisio. Kyseessä on vain kahden arvon vertaus, jonka perusteella vastaus on joko kyllä tai ei. Tämän sarakkeen avulla tulee helpommaksi jäljittää sisältöjä, joiden aktiivista revisiota on vaihdettu ja jätetty vaihtamatta takaisin.
Julkaisut-valikko hyötyisi myös lisäsuodatuksesta, koska joillakin valmistajilla voi olla ainutkertaiset julkaisut jokaiselle toimitukselle. Näihin kuuluvat esimerkiksi vastaavat Tagi-sarakkeet kuin Editori-valikossa.
Muokkaa Julkaisua -valikko näyttää tällä hetkellä samat sarakkeet kuin Editori-valikko, mutta siellä ei ole työkaluriviä. Tämän valikon kehittämiseksi sinne on tarkoitus lisätä toimintoja kuten valittuna olevan revision esikatselu. Tällä hetkellä tämä täytyisi tehdä erillisessä välilehdessä Editori-valikossa. Näitä toimintoja varten valikkoon voidaan lisätä työkalupalkki. Toinen harkitsemamme vaihtoehto on tällaisten komentojen painikkeiden upottaminen uusiin näytettävissä oleviin sarakkeisiin.
Muokkaa Otsikkopuuta -valikkoon on tarkoitus sallia mahdollisuus poimia sisältöjä pääotsikkopuun lisäksi muista otsikkopuista rakenteiden kierrättämiseksi. Tällä hetkellä rakenteita muista otsikkopuista saisi käytettyä uudelleen käyttämällä pohjana kopioita kyseisistä otsikkopuista.
Myös Käännösprojektit-valikkoa on tarkoitus kehittää tältä osin. Vaikka myös tässä valikossa on mahdollista suodattaa näkymästä pois turhat osuudet yllä selostettuun tapaan, ei käännösprojekteja ole mahdollista poistaa niihin liittyvien laaja-alaisten muutoksien vuoksi. Tästä syystä näkymä voi ajan kanssa täyttyä vähemmän olennaisista kohdista esimerkiksi kokeilujen seurauksena. Siksi olemme suunnitelleet tähän valikkoon toimintoa, joka antaa piilottaa yksittäisiä projekteja ja suodattaa näkymää oletusarvoisesti tavalla, joka ei näytä kyseisiä kohtia. Tarvittaessa ne tulisi kuitenkin saada näkyviin.
Yhteenveto
DoX CMS:n jokaista näkymää on mahdollista suodattaa helposti ja nopeasti vain kyseisellä hetkellä olennaisten sisältöjen näyttämiseksi. Sisältöjä ei tarvitse jäljittää puurakenteen läpi tai erillisellä hakutoiminnolla, johon tulisi syöttää eri sarakkeisiin sovellettavat arvot. Näin suodatettu näkymä päivittyy reaaliajassa vastaamaan sisältöön tehtäviä muutoksia.
Kussakin valikossa on sille ominaiset sarakkeet, joita voidaan käyttää suodatusperiaatteina. On siis tärkeää päättää, mitkä näistä sarakkeista otat käyttöön omiin tarpeisiisi. Tätä tulisi harkita myös koko sisäisen järjestelmänne käytänteiden tasolla. Näytettyjä sarakkeita hallinnoidaan listanäkymien vasemmassa yläkulmassa olevan painikkeen avulla. Lisäksi sisältöjä voidaan suodattaa raaka-XML:n sisältöjen perusteella.
Kunkin sarakkeen otsikkokenttä sisältää hakutoiminnon, joka näkyy osoittimen ollessa siirrettynä sen ylle. Kun tähän tekstikenttään on kirjoitettuna tai valittuna sisältöä, kyseisen valikon lista näyttää vain sitä vastaavat kohdat listalla. Voit käyttää useampaa tällaista suodatusperustetta yhtäaikaisesti. Sarakkeiden otsikoissa on myös painikkeet, joiden perusteella näkymän järjestys voidaan muuttaa nousevaksi tai laskevaksi suhteessa kyseisen sarakkeen arvoihin.
Useissa valikoissa on kenttiä kuten kuvaukset, joiden arvoja voi käyttää näkymän hallinnointiin esimerkiksi avainsanojen avulla. Myös muita arvoja kuten tageja tai julkaisumuuttujia, joille on saatavilla omat sarakkeensa, on mahdollista käyttää vastaavalla tavalla.
Näkymien hallinnan keinoja kehitetään edelleen pyrkimällä sisällyttämään niihin sarakkeita, joiden avulla oikeat sisällöt saadaan haettua näkymien seasta. Lisäksi pyrimme lisäämään muita toimintoja, jotka auttavat tekemään oikeita valintoja osana sisällönhallintaa.