Tämä artikkelisarja, josta käytän nimeä ’Akatemietintöjä’, tarjoaa muita neuvovia kirjoituksiani hieman teorialähtöisemmän näkökulman sekä teknistä että rakenteista kirjoittamista koskien. Ajattelin olevan mielenkiintoista soveltaa opintojani koskien esimerkiksi kielifilosofiaa, kulttuurievoluutiota ja kognitiolingvistiikkaa näihin aihepiireihin. Tässä ensimmäisessä osassa keskustellaan uudelleenkäytöstä. Tarkkaan ottaen käyn läpi, josko saman sisällön eri tavalla sijoitteluun liittyvät erot sen konteksteissa tulisi huomioida ennakkoon.
Ydinväitteeni tässä artikkelissa on, että tällaiset mahdolliset konteksidonnaiset vaikutukset voi huomioida ennakkoon ja että erinäiset keinot antavat rajoittaa niiden seurauksia. Voit esimerkiksi käyttää hallinnoituja kielimuotoja, missä tarkkarajaiset määreet on kytketty tiettyyn ulkopuolelta toimitettuun normiin, toimitettuun omakohtaiseen normiin tai tilannekohtaisesti sisältöön lisättyihin tarkennuksiin. Tällaiset käytänteet ovat jo osittain käytössä osana teknistä dokumentaatiota. Tämä pohdinta kuitenkin keskittyy nimenomaisesti suhteeseen kyseisten käytänteiden ja rakenteiselle kirjoittamiselle ominaisen sisällön eri asiayhteyksissä uudelleenkäyttämisen mukanaan tuomien riskien välillä.
Huomioithan, että tämän artikkeli ei pyri akateemiselta tarkkuudeltaan tiedejulkaisujen tasolle. Esimerkiksi eri teorioiden kuvaukset vastaavat henkilökohtaista käsitystäni aiheesta eikä niitä ole erikseen tarkistettu vertaamalla niitä aihetta koskevaan kirjallisuuteen. Parempi vertauskohde olisi tutkimussuunnitelman alustava vedos. Mukana on täten järkeilyä, jonka osalta todennus oikeaksi tai vääräksi vaatisi aihetta koskevaa tutkimustyötä.
Lähtöoletus
Mikään merkitysteoria ei kiellä täysin kontekstin vaikutuksia kielenkäyttöön liittyviin merkityksiin, mukaan lukien kirjoitettuihin sisältöihin. Ne eroavat toisistaan siltä osin, millaisia konteksisidonnaisia vaikutuksia niiden mallit sisältävät ja kuinka paljon painoarvoa kyseisille vaikutuksille annetaan. Täten käyttäjien tulkinnat koskien teknistä dokumentaatiota ovat alttiita kontekstin vaikutuksille riippumatta teoriakohtaisista seikoista.
Rakenteiselle kirjoittamiselle ominainen saman sisällön uudelleenkäyttö eri asiayhteyksissä on tältä osin erityisen merkityksellistä. Näiden sisältöjen kontekstiin lukeutuvat myös niitä ympäröivät dokumentin osat. Vastaavasti kyseinen uudelleenkäytetty sisältö vaikuttaa muiden dokumentin osien kontekstiin, mutta tätä kyseisen suhteen puolta ei juurikaan käsitellä tässä yhteydessä. Jos siis tällaisten vaihtelevien kontekstien vaikutukset voivat vaikuttaa kyseisten sisältöjen koettuihin merkityksiin, on niiden seuraukset tärkeää pitää kurissa.
Uskon parhaan keinon pitää kyseiset vaikutukset hallinnassa olevan tarkkamääreisen paikallisen kontekstin luomisen ja laajentamisen kattamaan kaikki dokumentit, joissa käytetään samoja osasisältöjä. Tällainen konteksti toimisi ankkurina, joka yhdenmukaistaa tietynlaiset konteksisidonnaiset vaikutukset kunkin sijainnin osalta. Vaikka siis kontekstisidonnaisuuden kieltävän teorian vaatimat olosuhteet eivät olisi saavutettavissa yleistasolla, tämä olosuhteet voidaan tuottaa paikallisella tasolla kyseisten teorioiden esittämien mallien toimivuuden mahdollistamiseksi.
Tätä lähestymistä voi sitten täydentää keinoilla, jotka auttavat pitämään hallinnassa myös kunkin teorian hyväksymät jäljelle jäävät kontekstisidonnaiset vaikutukset. Esimerkiksi kaikkien viitteellisten ilmaisujen ala voidaan rajata sisällön kohdan sisäiseksi tai ne voidaan korvata ei-viitteellisillä ilmaisuilla. Vaikkapa englanniksi määräisten artikkeleiden käytön voi osittain ohittaa itse kehitetyillä erisnimillä.
Teoriakehys
Kautta tämän artikkelin soveltamani kielifilosofinen lähestymistapa perustuu pitkälti kontekstualismiin. Kyseisenlaiset huomiot eivät välttämättä kytkeydy suoraan mihinkään tiettyyn tämän lähestymistavan mukaiseen teoriaan, mutta oma näkökantani ottaa vaikutteita varsinkin relevanssiteoriasta. Koska teknisen kirjoittamisen ihanteet vastaavat kuitenkin lähemmin invariantismia, käyn myös läpi, voiko kyseisiä konteksteja hallinnoida olennaisilta osin sen mukaisia tuloksia tuottavalla tavalla. Invatiantismia (joka tunnetaan myös literalismina) edustaa tässä yhteydessä lähinnä vähimmäissemantiikka (semantic minimalism).
Kontekstualismi ja Invariantismi
Yksi kielifilosofian suurista erimielisyyksistä koskee kontekstisidonnaisten vaikutuksien osuutta merkityksien muodostumisessa. Kontekstualismin eri muotojen mukaan kontekstilähtöiset seikat toimivat perustana kielenkäytön (ja muiden ilmaisumuotojen) tulkinnalle. Käytännössä tällöin on mahdotonta määrittää lähtökohta, joka olisi täysin vapaa kontekstisidonnaisuudesta. Sen sijaan aina löytyy konteksteja, joiden kesken tunnustetut merkitykset eivät kukin jaa jonkinlaista muuttumatonta pohjamerkitystä.
Toisaalta invariantismina tai literalismina tunnettu lähestymistapa on historiallisesti suositumpi ja sen lähtökohtana on, että ilmaisujen jonkinasteinen todellinen merkitys kantaa läpi kaikkien mahdollisten kontekstien. Siltä osin kuin kyseisenlaisten teorioiden kannattajat hyväksyvät merkityksen olevan altis kontekstisidonnaiselle säätelylle, tällaisen säätelyn katsotaan tapahtuvan vain suhteessa kyseisenlaiseen lähtömerkitykseen, jonka tunnistamisesta kaikki tulkinta lähtee liikkeelle.
Lisätietoa aiheesta tarjoaa esimerkiksi Recanati (2003).
Kuten sanoin yllä, tässä artikkelissa pohjaoletuksena on, että (jonkinlainen) kontekstualismi on pitkälti oikeassa. Tällä tavoin voidaan käsitellä tähän mahdollisuuteen liittyvät riskit rakenteisen kirjoittamisen osalta.
Näiden kahden lähestymistavan eroja voi hahmottaa seuraavan esimerkkilauseen avulla:
’Kiristä ruuvia.’
Kasausohjeen tapauksessa nämä sanat tarkoittavat, että osaa metallikierteellä täytyy kääntää, kunnes vastus käy riittävän korkeaksi.
Kun asiayhteytenä on sosiaalinen voimankäyttö, näiden sanojen merkitys on, että kohteeseen tulee kohdistaa lisätoimenpiteitä tämän taivuttelemiseksi.
Kuhunkin lähestymistapaan littyen esitellään alla yksi teoria erojen osoittamiseksi tavoissa, joilla ne muotoilevat kyseiset kaksi tilannetta ja niihin liittyvät semanttiset prosessit.
Relevanssiteoria
Relevanssiteoria on yksi vaikutusvaltaisimmista kontekstualismin piiriin lukeutuvista teorioista. Tämän teorian muotoilivat alkujaan Dan Sperber ja Deirdre Wilson vuonna 1986 julkaistussa kirjassaan Relevance (josta julkaistiin uusittu painos vuonna 1995).
Relevanssiteorian mukaan kognitiivisia tulkintaprosesseja ohjaa tilannesidonnaiset asiaankuuluvuuden optimointi. Tällainen asiaankuuluvuus koostuu kutakuinkin kaikkien tulkintakohtaisten kognitiivisten muutosten joukosta. Tämä tarkoittaa yhteen laskettuja itseisarvoja eroille joukon uskomuksia varmuustasoissa. Kuten kyseiset muotoilut kenties vihjaavat, tämän teorian kannattajille on ollut haasta määritellä ’(kognitiivinen) asiaankuuluvuus’ itsenäisesti suhteessa muuhun teoriaan. Hieman yksinkertaistaen asiaankuuluvuus koostuu siitä, paljonko kyseinen tulkinta vaikuttaa omakohtaiseen ymmärrykseen koskien huomionalaista aihepiiriä. Sekä aiempien oletuksien vahvistaminen että niiden kyseenalaistuminen lasketaan mukaan, kunhan kokonaisvaikutus suhteessa vaadittuun käsittelyyn menevään vaivannäköön on vastaavia vaihtoehtoja suurempi.
Vaikka siis käytettävissä olevat kyseisten ihmisten varsinaisiksi merkityksiksi katsomat merkitykset ovat osallisina, tämä osallisuus on vain yksi yhtälailla vaikuttava seikka muiden lisäksi. Relevanssiteorian mukaan ihmiset päätyvät käytetyille ilmaisuilla antamiinsa varsinaisiin merkityksiin kontekstisidonnaisten tekijöiden avustamana. Emme johda käytetystä ilmaisusta sen varsinaista merkitystä ja sitten joko totea sitä tilanteeseen sopivaksi tai etsi tilanteeseen paremmin soveltuvaa muuta tulkintaa.
Esimerkiksi kasausoppaassa ilmeinen käyttökonteksti ja oppaan käyttämisen syy käytännössä varmistavat, että ilmaisu ’kiristä ruuvia’ ymmärretään työkalun käyttämisenä riivin kireämmälle vääntämiseksi.
Poikkeavat kontekstit voivat kuitenkin muuttaa tätä ilmaisuun yhdistettyä merkitystä tavoilla, jotka eivät ole johdannaisia mistään oletetusta kyseisen ilmaisun ’kirjaimellisesta’ merkityksestä.
Vainoharhaisia tai muutoin psykoottisia ajatusmalleja omaava henkilö voisi hyvinkin ymmärtää saman ilmaisun siihen (laajalti) toissijaisesti liittyvän mielleyhtymän mukaisesti. Heidän on mahdollista vaikkapa uskoa saaneensa käsiinsä salaliittolaisten välisen viestin, jossa vastaanottajaa käsketään tekemään kyseisen henkilön elämästä tuskaisampaa.
Vastaavasti, jos henkilö itse asiassa kuulu salaliittoon ja hänellä on syytä uskoa kyseistä opasta käytettävän hänen ohjeistamiseensa, kyseinen ilmaisu tulisi luultavimmin ymmärretyksi komentona tehdä halutun kohteen elämästä tuskaisaa. Jos kyseinen henkilö olettaisi esihenkilöidensä toimittaneen kyseiseen oppaan ja hän havaitsisi kyseisen ilmaisun osalta jotakin odottamatonta (kuten hieman epäkäytännöllisen sijoittelun tai virheen tulosteessa samalla rivillä), ei tarvittaisi varsinaista salakieltä, jotta he voisivat päätyä tällaiseen oletustulkintaan odotetun asianmukaisuuden optimoinnin perusteella.
On myös huomioitava, että maininnan ’ruuvin kiristämisestä’ tulkitseminen ’paineen lisäämiseksi’ ei tarvitse koostua ilmaisun vertauskuvallisena käsittelemisestä. Vaikka tämä olisi historiallisesti totta, kukin yksilö voi olla kohdannut saman ilmaisun eri asiayhteyksissä, missä sille on ollut saatavissa eri tulkintoja, ja yhdistänyt sen mielessään kyseisenlaisiin mallitilanteisiin.
Esimerkiksi Wilson ja Sperber (2004) tarjoaa lisätietoja relevanssiteoriasta.
Vähimmäissemantiikka
Tässä yhteydessä invariantismia edustaa vähimmäissemantiikka (semantic minimalism). Kyseinen teoriakokonaisuus keskittyy myös vastaaviin kognitivisiin prosesseihin osana merkityksen käsittelyä kuin jotka määrittävät relevanssiteoreettista lähestymistapaa. Tämä tekee siitä hyvän vastinparin kyseiselle teorialle. Lisäksi se tarjoaa realistisen yksiselitteisyyden kohdetason sille, mitä teknisen kirjoittamisen yhteydessä on saavutettavissa asianmukaisten kontekstien rakentamisen kautta. Yksi vähimmäissemantiikan isoista nykyisistä kannattajista on Emma Borg, joka on puolustanut tätä näkemystä esimerkiksi kirjoissaan Minimal Semantics (2004) ja Pursuing Meaning (2012).
Vähimmäissemantiikan mukaan kukin sana tuo mukanaan muuttumattoman vähimmäismerkityksen, joka yhdistää sen käyttöä eri tilanteissa tavalla, joka yhtä kaikki selittää sen ymmärrettävyyden kussakin niistä. Tämä ei koske homonyymejä, jotka ovat samanlaisia täysin sattumalta kuten ’(numero) kuusi’ ja ’kuusi(puu)’. Se kuitenkin tarjoaisi selityksen, miksi ilmasut kuten ’moukaroida’ ovat yhtälailla sovellettavissa niin lekoihin kuin ilmaisutapoihin. Kussakin tilanteessa kyseisen verbin käyttö välittää saman peruskäsitteen kuten ’lyödä toistuvasti raskaalla välineellä’. Tämänkaltaiset käsitteet eivät välttämättä vastaa täysin yleiskäsityksiä mutta ne soveltuvat selityksiksi sanojen peruskäytön jatkeille.
Tämän lähestymistavan haasteisiin kuuluvat ilmaisujen mahdollisten käyttötapojen ennakoiva selittäminen ja selonteko siitä, kuinka tällaiset jaetut vähimmäiskäsitteet ovat kognitiivisesti riittävän määrän ihmisiä saatavissa.
On nimittäin hyvin houkuttelevaa mukauttaa ehdotettuja vähimmäiskonsepteja odottamattomien tilanteiden perusteella. Riippuvuus tällaisista jälkiviisaista muutoksista kuitenkin tuhoaa teorian selitysvoimaisuuden. Tällöin on aina mahdollista muotoilla vähimmäiskäsitteet uusiksi vastauksena vääräksi osoittavaan todistusaineistoon. Tämän sijaan tulisi olla mahdollista määrittää kyseisenlaisten käsitteiden sisältö tavalla, joka ei ole täysin riippuvaista kielenkäyttöön perustuvista näytteistä.
Kitkaa syntyy myös siitä, että esitetyt käsitteet ovat sekä täysin yhdenmukaisia että kognitiopohjaisia. Kuinka riittävällä määrättä ihmisiä on tarkoitus olla käytettävissään riittävän vastaavat tämäntyyppiset käsitteet, varsinkin niiden poiketessa merkityksiä koskevista perusoletuksista? Jos tällaisen käsitteet ovat riippuvaisia oppimisesta, miksi kukin oppisi kyseiset vähimmäiskäsitteet eikä itselleen saatavilla olevia kielenkäytön näytteitä kattavammin vastaavia käsitteitä? Jos näiden käsitteiden puolestaan oletetaan olevan sisäsyntyisiä, liittyy siihen ilmeisiä ongelmia kuten kuinka huomioidaan käsitteet, joihin ei liity evoluutiopohjaisia hyötyjä ja joita ei voida johtaa evoluution kannalta merkittävistä perustason käsitteistä.
Tämän teorian mukaan siis käytetyillä ilmaisuilla kuten ’kiristä ruuvia’ on aina sama vähimmäissisältö ja se on johdannainen osatekijöiden kuten ’kiristä(ä)’ ja ’ruuvi(a)’ vähimmäismerkityksistä. Täten tämä jaettu perusmerkitys huomioitaisiin ensin sekä oppaan että kuulustelun yhteydessä ja vasta sitten käsiteltäisiin sitä täydentävät kontekstisidonnaiset tekijät. Tällainen vähimmäismerkitys vastaisi kutakuinkin seuraavaa lausetta: ’Väännä asiaa, joka määrittää siihen liittyvien asioiden käytettävissä olevan vapaan liikkuvuuden tason, tavalla, joka lisää sen luomaa painetta.’ Vaikka kyseessä on tökerö muotoilu, se vain edustaa käsitekokonaisuuden käännöstä luonnolliselle kielelle.
Esimerkiksi Vicente (2017) tarjoaa yhteydenvedon ja lisätietoja vähimmäissemantiikan eri muodoista.
Ongelma: Uudelleenkäyttö Eri Konteksteissa
Rakenteiseen kirjoittamiseen kuuluu saman sisällön uudelleenkäyttö useammassa asiayhteydessä. Näin varmistetaan yhdenmukaisuus esimerkiksi käytettyjen teknisten ilmaisujen osalta ja kaikki käyttötilanteet päivittyvät samanaikaisesti yhtä sisältökokonaisuutta muuttamalla. Tällainen uudelleenkäytön tuki on yksi rakenteisen kirjoittamisen eduista. Se minimoi epäyhtenevyyteen liittyvät virheet ja yksittäisten seikkojen päivittämiseen menevän ajan.
Mitä monimuotoisempia ja syväluotaavampia konteksisidonnaiset tekijät ovat, sitä suuremmiksi sisällön uudelleenkäytön riskit käyvät. Jos siis kontekstualistit ovat pääosin oikeassa, tällaiset siihen liittyvät riskit tulee huomioida saatavilla olevien vaarallisiin väärinymmärryksiin johtavien tulkintapolkujen karsimiseksi. Tällaiset erot saatavilla olevissa tulkinnoissa eivät rajoitu kauashakoisiin ajatuskokeisiin. Esimerkiksi huomioelementtikohtaiset sisältöviitteet (conref) voivat sisältää ilmaisuja kuten ’kiristä’ tai ’odota’, joihin liittyy odotus sopivasta tasosta. Jos tätä sopivaa tasoa ei ilmaista suoraan (esim. ’kunnes kuulet napsahduksen’) vaikkapa siksi, että kyseisen sisällön täytyy olla riittävän yleismuotoista kaikkiin tarkoitettuihin käyttökohteisiin soveltuvaksi, niin oikein toimiminen vaatii tilannekohtaisiin huomioihin nojautumista.
Vastaavanlaisesti sisältökokonaisuuden ollessa alkujaan kirjoitettu tiettyjä käyttötarkoituksia kuten käyttöopasta varten, siihen voi sisältyä viitteellisiä ilmaisuja kuten englannin määräisen artikkelin (the) käyttämistä suhteessa kyseisen dokumentin eri osissa mainittuihin kohteisiin (esim. ’test the valve’). Viitteellisiin ilmaisuihin liittyvät haasteet ovat kuitenkin laajemmin harkinnanalaisia eikä niihin liity juuri lainkaan syvemmin kontekstisidonnaisia tekijöitä. Vaikka kontekstualistien vahvemmat väitteet todettaisiin liioitelluiksi, jäisi jäljelle erinäisiä haasteita liittyen sisällön uudelleenkäyttöön eri asiayhteyksissä.
Toki niihin littyvät ongelmat ovat vältettävissä — keinot siltä osin ovat tämän artikkelin loppuosan aihe. Ne voivat kuitenkin lisiä määrätyissä olosuhteissa ellei niihin kiinnitetä huomiota.
Ehdotus: Hallinnoi Konteksidonnaisia Vaikutuksia
Ensimmäinen askel on sen tunnustaminen, että eri käyttöyhteyksiin liittyvät tilannekohtaiset erot voivat vaikuttaa osaltaan siihen, kuinka sama sisältö tulee tulkituksi.
Toinen askel on näihin tilannesidonnaisiin vaikutuksiin vastaaminen.
Vaikka on mahdotonta tehdä eri käyttöyhteyksistä täysin vastaavia jo ihan siksi, että ne ovat eri asiayhteyksiä, määrättyihin tilannesidonnaisiin vaikutuksiin voi vaikuttaa eri tavoin. Tällainen yhtenäistäminen tuottaa olennaisilta osin riittävän vastaavia konteksteja kyseisenlaisten ongelmien välttämiseksi. Käytännössä, kun kaikki olennaiset kontekstit on muotoiltu sopivasti, ne tarjoavat riittävästi yhdenmukaisuutta vähimmäissemantiikan paikalliseen soveltamiseen, vaikka kontekstualistit olisivat oikeassa merkityksen perimmäisestä luonteesta.
Alta löytyy lista eri keinoista hallinnoida konteksidonnaisia vaikutuksia. Useimmat näistä menetelmistä ovat ennestään tunnettuja. On kuitenkin harkitsemisen arvoista, josko ne ovat käyttöön ottamisen arvoisia käsiteltyjen riskien vuoksi, jos niitä ei jo käytetä dokumentaationne tukena.
Hallinnoidut Luonnolliset Kielet
Hallinnoidut luonnolliset kielet ovat kehitettyjä muunnelmia luonnollisista kielistä kuten englannista ja niissä sekä sallitut kieliopilliset muodot että sanasto on rajattu haluttujen tuloksien kuten kaksiselitteisyyden vähentämisen saavuttamiseksi. Tällaisesta yhdenmukaistamisesta huolimatta kuse on kuitenkin luonnollisista eikä formaaleista kielistä.
Teknisen dokumentoinnin tarpeisiin löytyy jo käytettävissä olevia normeja. Tällaisia järjestelmiä voi kuitenkin olla tarpeen säätää niiden sovittamiseksi juuri teidän dokumentaationne tarpeisiin. Omakohtaisten normien kasaamiseen liittyvät seikat käsitellään kuitenkin erikseen alempana.
Ulkopuoliset Kielenkäytön Järjestelmät
On mahdollista sitoutua tiettyihin virallisiin normeihin ilmaisujen merkityksen lukitsemiseksi vahvemmin kuin luonnolliset kielet muutoin sallivat. Teknisen kirjoittamisen tapauksessa yleisesti käytetty tällainen järjestelmä on ASD-STE100. Se on pelkistetyn teknisen englannin perusversio, johon tarkempirajaiset sovellukset perustuvat. Kyseinen järjestelmä koostuu joukosta kirjoittamista hallinnoivia sääntöjä sekä vakioidusta sanakirjasta sallituille ilmaisuille. Kirjoittamissäännöt kuten ’rajaa opastavien lauseiden pituus 20 sanaan ja kuvaavien lauseiden pituus 25 sanaan’ ovat pääasiassa yleispäteviä. Koska kyseinen sanakirja on kirjoitettu lentokoneiden ja avaruuslaitteiden rakentajille, täytyy sitä soveltaa jossakin määrin vaikkapa ohjelmistokehityksen tarpeisiin.
Ulkopuolisten kiekenkäytön järjestelmien käytön odotettu vaikutus on, että ilmaisujen merkitys ei ole altis tavanomaiselle tilannekohtaiselle vaihtelulle. Ne tekevät luonnollisten kielien ilmaisujen merkityksistä muodollisia. Esimerkiksi pelkistetty tekninen englanti sallii ilmaisun ’deploy’ käytön ainoastaan merkityksessä ’siirtää tai saada siirtymään säilytyssijainnista käyttöön’. Asiayhteyksissä, missä tätä järjestelmää käytetään, tämän ilmaisun määritelmiin ei siis lukeudu sen yleisluontoisempi merkitys ’ottaa jotakin käyttöön’.
Ulkopuolisten kielenkäytön järjestelmien tehokkuus konteksisidonnaisten vaikutuksien hallinnoimiseksi riippuu toimitettujen määritelmien tarkkarajaisuudesta. Kaikki järjestelmät eivät ole yhtä täsmällisiä. Jos kontekstualismi on paikkansapitävää, ei myöskään mikään täsmällisyyden taso täysin poista syvempien kontekstisidonnaisten vaikutuksien mahdollisuutta. Tällaisten toimenpiteiden osalta kyse on vain tällaisten vaikutuksien rajoittamisesta hallinnoitavissa olevalle tasolle, joka estää vaaralliset virheviestinnän muodot teknisissä dokumenteissa.
Esimerkiksi Göpferich (2019) kertoo lisää pelkistetyn teknisen englannin toimivuudesta.
Galinski ja Giraldo Pérez (2016) puolestaan käyvät läpi tällaiseen kielten vakiointiin liittyviä yleissääntöjä.
Omakohtaiset Kielenkäytön Normit
On myös mahdollista kasata omakohtaiset kielenkäytön normit, joita käytetään ainoastaan omissa dokumenteissanne. Tällaiset normit täytyy välittää kyseisten dokumenttien käyttäjille, jotta niistä on mitään hyötyä. Määritelmälistat ovat tavanomainen tällaisten paikallisten määritelmien käyttäjille toimittamisen tapa. Kaikki haastavat tekniset käsitteet kuten ’pääsyn hallinnoija’. Niihin voi kuitenkin lisätä myös käyttöyhteyteen sidottuja määreitä tavanomaisille käsitteille.
Kun ulkoiset järjestelmät soveltuvat tiettyyn käyttöyhteyteen enintään likiarvoisesti, voi niitä soveltaa määritelmälistan tukemana. Esimerkiksi pelkistetty tekninen englanti määrittää ilmaisun ’select’ merkitykseksi ’tee valinta’ ja se on ainoa sallittu ilmaisu tälle käsitteelle. Ohjelmistojen tapauksessa ’select’ kuitenkin yleensä tarkoittaa ’merkitse osa näkymää toiminnon käyttöön’, mikä kattaa vaikkapa tekstin pätkän valitsemisen tehosteiden lisäämiseksi siihen. Vaikka siis monia pelkistetyn teknisen englannin osia voi käyttää osana ohjelmistoja koskevaa dokumentaatiota, tätä järjestelmää täytyy soveltaa näiden ristiriitojen ratkaisemiseksi. Määritelmälistat sallivat tehdä tällaisista muutoksista ilmeisiä lukijoiden kannalta myös silloin, kun kyse on yleisten käsitteiden määrittelemisestä.
Kontekstisidonnaisten vaikutuksien vähentämisen osalta periaate on sama kuin ulkoisten kielenkäytön järjestelmien tapauksessa: kyseisten ilmaisujen vaihtoehtoiset tulkinnat karsitaan tietoisesti. Ero piilee siinä, että määritelmälista koskee vain teidän dokumenttejanne ja on siksi toimitettavissa käyttäjille osana niitä. Tietenkin on mahdollista myös ottaa määritelmälistoihin mukaan osia ulkoisista järjestelmistä niiden tällä tavoin välittämiseksi.
Hayes, Maxwell ja Schmandt (1996) tarjoavat esimerkin varhaisen tiettyyn käyttöyhteyteen tarkoitetun hallinnoidun teknisen englannin rakentamisen vaatimista huomioista.
Myös Knežević ja Chiarello (2013) tarjoavat esimerkkitapauksen, mihin littyen he suosittelevat hallinnoitua teknistä englantia huoltovirheiden estämiseksi.
Condamines ja Warnier (2017) käyvät läpi, kuinka hallinnoituja luonnollisia kieliä voi pohjata aihekohtaisten asiantuntijoiden tarjoamaan esimerkkiin ja tällaisten kielten rajoitteista laajojen projektien yhteydessä.
Laís Neves, Hori ja Torres (2011) käsittelevät sitä, kuinka hallinnoituja luonnollisia kieliä voi käyttää TaRGeT käyttötilanteiden muotoiluun ohjelmistokehitykseen liittyvään testauskäyttöön.
Tarkat Määreet
Hallinnoidut luonnolliset kielet tekevät termeistä täsmällisempiä käyttämällä määrityksiä, jotka perustuvat joko ulkoisiin tai sisäisiin sanakirjoihin. Vastaavat määreet voi toimittaa myös tilanteissa, missä kyseisiä termejä käytetään. Tämä vaihtoehto on erityisen hyödyllinen, kun kyseiset määreet ovat täsmällisiä tai vaihtelevat tilannekohtaisesti. Esimerkiksi ruuvin kiristämisen tapauksessa, tällaiset määreet voisivat koostua esimerkiksi tarkasta kierrosluvusta.
Tällaisten määreiden suhde konteksteihin on, että ne toimittavat välittömän kontekstin, joka rajoittaa muutoin avoimiksi jäävien käsitteiden mahdollsiia tulkintoja. Tällaiset kontekstit eivät myöskään rajoitu ainoastaan edeltäviin tekstin osiin. Myöhemmät tekstin osat voivat joko uudelleenmäärittää tai mukauttaa edeltävän ilmaisun merkitystä. Tämä pitää paikkansa ylipäätään kuten kirjallisuudessa käytetyt yllätyskäänteet osoittavat, mutta teknisen kirjoittamisen yhteydessä on tällaisten määreiden käyttäminen parasta rajata välittömiin konteksteihin.
Fitchett ja Haslam (2002) tarjoavat yleistason perehdytyksen määreiden kirjoittamiseen. Heidän työnsä ei rajaudu näihin tilnateisiin, mutta siitä tulisi olla hyötyä myös tällaisten määreiden suunnittelun ja muotoilun osalta.
Covey ja Faber (2002) antavat käytännön ohjeita teknisten määreiden muotoilemiseen.
Esimerkiksi Stalnaker (1998) käy läpi tällaisten tilannekohtaisten määreiden tarjoaman kontekstin luonnetta.
Käyttötilanneanalyysi
Dokumentin loppukäyttäjien konteksteihin kuuluvat käyttötilanteisiin liittyvät tilannekohtaiset seikat. Teknisten dokumenttien tapauksessa kyseiset tilanteet ovat jokseenkin ennakoitavissa sikäli, että erinäisten tekijöiden läsnäolo on odotettavissa. Esimerkiksi käyttäjän kääntyessä huolto-oppaan puoleen tiettyyn osaan liittyen, voidaan otaksua kyseisen osan tai siihen liittyvien tietojen olevan käyttäjän saatavilla.
Dokumentteihisi liittyvien käyttötilanteiden analysoimiseen kuuluu odotettavissa olevien tilanteiden ja kullekin ominaisten tekijöiden listaaminen. Tällaisiin tekijöihin tulisi lukea mukaan käyttäjää ympäröivät olosuhteet. Niihin voivat lukeutua myöskin käyttäjien henkilökohtaiset piirteet ja olotila, kun tällaiset tiedot ovat ennakoitavissa tai ne ovat olennaisia siltä osin, kuinka he luulttavasti hahmottavat dokumentin sisällön. Esimerkiksi korkean riskitason tilanteessa oleva käyttäjä voi vaatia kutakin toimenpidettä koskevan enintään viisisanaisen tiivistelmän olevan korostettu.
Yksi lähestymistapa on olennaisten olosuhteiden kohtelu käyttömahdollisuuksina: tilaisuuksina, jotka sallivat käyttäjien käyttää sekä kognitiivisia että muita kykyjään. Käyttömahdollisuuden käsite ilmaisee suhteen tietynlaisten kehojen ja niiden asuttamien tietynlaisten ympäristöjen välillä. Se liittyy kehollisuutta korostaviin lähestymistapoihin kuten kognitiolingvistiikkaan osana psykologian ja lingvistiikan kaltaisia tutkimusaloja.
Käytännössä näin toimiminen antaa huomioida yksityiskohtia kuten viittellisille ilmaisuille saatavilla olevat kohteet. Varsinkin määräiset artikkelit vaativat yksiselitteisiä kohteita teknisen kirjoittamisen yhteydessä. Mikäli esimerkiksi voit olla varma, että käyttäjät pitävät mukanaan vain yhtä kappaletta tietynlaista työkalua, voit viitata kyseiseen työkaluun pelkällä maininnalla sen tyypistä kuten ’vasara’.
Voit huomioida myös haitalliset käyttömahdollisuudet, joihin liittyy epäonnistumisen riski käyttäjän odotetut kyvyt huomioiden. Jos käyttäjien voi odottaa säännöllisesti olevan tietyillä tavoin alttiissa tiloissa esimerkiksi huomiokykynsä jakamisen tarpeen vuoksi, tämä on huomioitavissa osana teknisen kirjoittamisen prosessia. Kyseisenlaiset mukautukset tuskin suoraan koskettavat uudelleenkäyttöön liittyviä konteksisidonnaisia vaikutuksia. On kuitenkin parempi tehdä ratkaisuista kyseisenlaisiin riskeihin yleispäteviä, jotta sisältö on yhtenevää ja täten paremmin uudelleenkäytettävissä.
Nardi (1992) käy läpi tilanteisiin perustuvan analyysin perusperiaatteet suhteessa suunnittelutyöhön.
McGrenere ja Ho (2000) samoin kuin Scarantino (2003) tarjoavat tarkempia selontekoja käyttömahdollisuuksien luonteeseen liittyen.
Glenberg ja Robertson (2009) käsittelevät ympäristökohtaisten käyttömahdollisuuksien roolia siinä, kuinka ilmaisuja kohdennetaan havainnoituhin ja kuviteltavissa oleviin asioihin. Kaschak ja Glenberg (2000) puolestaan esittelevät, kuinka käyttömahdollisuudet ohjaavat ennestään tuntemattomien verbien tulkintaa.
Nimeäminen
Nimeäminen koostuu erisnimien keksimisestä eri asioille. Teknisen kirjoittamisen yhteydessä tämä tarkoitta varsinkin tunnisteiden kehittämistä osille. Esimerkiksi galvanisoidun keskikokoisen 35 millimetriä pitkän ristipääruun tunniste voisi olla ’MPS35-G’ (Medium Phillips Screw 35mm, Galvanized). Kolme ensimmäistä kirjainta sisältävät sen perusmääreet, numero on sen pituus ja viimeinen kirjain erottaa muunnelman tyypin.
Nimeäminen vähentää konteksisidonnaisuutta, koska se tarjoaa yhtenevän tapan viitata samoihin osiin tai toimintamalleihin. Koska erisnimet viittaavat lähtökohtaisesti määrättyihin asioihun, niiden avulla voi välttää viiteellisten ilmaisujen kuten englannin kielen määräisen artikkelin käyttämistä. Erisnimet voivat myös lukita muutoin konteksisidonnaisia ilmaisuja kuten suhteellisia ominaisuuksia kuvaavat adjektiivit. Näihin lukeutuvat esimerkiksi ’suuri’, ’hidas’ sekä ’korkea’. Tässä suhteessa nimeäminen lähinnä täydentää tarkkojen määreiden käyttöä (lisätietoja ylempänä). Tällaisia määreitä annetaan tässä tapauksessa vain eri luokille valittuille erisnimille luonnollisen kielen ilmaisujen sijaan.
Hyvät käytänteet osien ja käytänteiden nimeämisen osalta tekevät mahdollisimman selväksi, mihin näillä nimillä viitataan. Viittauskohteen ei tarvitse olla ilmeinen aivan kaikille, mutta dokumentaation varsinaisten käyttäjien tulisi selvitä ilman merkityksien toistuvaa tarkistamista. Joitakin tähän liittyviä harkinnanalaisia seikkoja ovat (1) informaation järjestely, (2) informaation erittely, (3) erottuvuus ja (4) selvyys. Kaikki näistä periaatteista eivät vaikuta kaikkiin tilanteisiin (samoissa määrin) ja tämä lista ei kata kaikkia seikkoja, mutta nämä periaatteet tarjoavat suuntaviivoja varsinkin tunnistekoodien osalta.
Informaation järjestely kattaa sekä tärkeysjärjestyksen että yksityiskohtien väliset suhteet. On esimerkiksi tärkeää tehdä osan tyypistä mahdollisimman ilmeinen, jotta käyttäjät voivat myös ymmärtää tunnisteen loppujen osien merkityksen helpommin. Suhteiden osalta järjestys auttaa ilmaisemaan, kuinka läheisesti kaksi seikkaa liittyvät toisiinsa: niiden vierekkäisyys lisää tämän todennäköisyyttä.
Informaation erittelyyn kuuluu rakenteen lisääminen käytettyyn nimeen. Kaikkein ilmeisin erittelyn muoto liittyy välimerkkien kuten väliviivojen tai pisteiden käyttämiseen kyseisen informaation paloittelemiseksi. Voit esimerkiksi erotella toisistaan tietyn osan perusmääreet, mitat ja muunnelmatiedot laittamalla kunkin osion väliin väliviivan. Tällöin sovellettu perusperiaate ei perimmiltään poikkea päivän, kuukauden ja vuoden erottamisesta osana päivämääräformaattia. Kun tällaista tukea ei ole tarjolla, käyttäjien täytyy itse jäsentää näkemänsä merkkijonon sisältämä informaatio. Toki kyseisen formaatin selostuksen utulisi olla käyttäjien saatavilla osana dokumentaatiotanne.
Erottuvuudella viitataan käytettyjen nimien välisten erojen määrään. On todella tärkeää erottaa nimet toisistaan riittävissä määrin, jotta ei synny riskiä, että käyttäjät sotkevat ne keskenään. Erojen tulisi vähintään olla yksittäistä kirjainta suurempia, varsinkin kun kyseessä on muu kuin alkukirjain.
Selvyys puolestaan koostuu siitä, missä määrin kohde on tunnistettavissa pelkän nimensä perusteella. Tässä suhteessa kirjainlyhenteet ovat usein heikoilla, koska ne ovat niin irrallisia. Jos osalle avainsanoista käytetään kahden kirjaimen yhdistelmiä, saa viittauskohteita kuitenkin selvennettyä tuntuvasti.
Nämä neljä tekijää voidaan suhteuttaa yllä esitettyyn esimerkkiin ’MPS35-G’, jonka merkitys on ’galvanisoitu (G) 35mm (35) ruuvi (S) keskikokoisella (M) ristipäällä (P)’. Järjestyksen tulisi lähteä liikkeelle maininnalla siitä, että kyseessä on ruuvi. Kyseinen nimi erittelee joitakin kohtia, mutta osan ’PS’ (phillips screw) erottaminen muusta sisällöstä auttaa ymmärtämään näiden kirjainten merkityksen. Käyttäjän ei tarvitse erikseen tunnistaa, että kumpikin kirjain liittyy komponentin tyyppiin. Sekä erottuvuus että selvyys vaikuttavat heikosti suoraan hallinnoitavilta. Kun informaatio on jäsennetty oikein, käyttäjät tunnistavat, mihin kohtaan keskittymällä he löytävät tarvitsemansa informaation. Jos vaaditun ruuvimeisselin koko on määritetty tarkkaan yleismuotoisen ilmaisun ’keskikokoinen’ käyttämisen sijaan, oikea kohde on helpommin tunnistettavissa. Nämä seikat huomioiden parempi nimi olisi ’PS-D2L35-G’. Sen merkitys on ’ristipääruuvi (PS), meisselikoko 2 (D2), pituus 35(mm) (L35), galvanisoitu (G)’.
Mack (2012) käy läpi kirjainlyhenteiden käyttämisen hyviä käytänteitä tieteellisissä teksteissä. Hänen neuvojensa tulisi olla sovellettavissa myös teknisen kirjoittamisen yhteydessä.
Ahmad (2000) käsittelee erilaisia tieteessä käytettyjä kertailmaisuja ja uudissanoja sekä tekijöitä, jotka johtavat niiden käytön yleistymiseen. Nämä huomiot voivat auttaa suunnittelemaan toimivampia nimiä.
Yhteenveto
Ympäröivä teksti on osa kirjoitetun sisällön kontekstia. Rakenteiseen kirjoittamiseen kuuluu saman sisällön eri sijainneissa uudelleen käyttäminen. Täten samalla sisällöllä voi olla poikkeavia konteksteja. Jos kyseinen sisältö on altis kontekstisidonnaisille vaikutuksille, tällaisten erojen huomiotta jättäminen voi johtaa ongelmallisiin väärinymmärryksien muotoihin. Tällaisten riskien laajuus ja merkittävyys on tällä hetkellä lähinnä spekuloitavissa. Löytyy kuitenkin keinoja, joiden avulla riskit saa minimoitua.
Eri merkitysteoriat esittävät eritasoisia väitteitä koskien konteksisidonnaisten vaikutuksien laajuutta. Kontekstualistien kuten relevanssiteorian kannattajien mukaan tällaiset vaikutukset ovat kattavia ja syviä. Heidän mukaansa konteksti tulisi siis aina huomioida osana kielenkäytön merkityksen määrittämistä. Sen sijaan invariantistit kuten vähimmäissemantiikan kannattajat väittävät, että pelkkien käytettyjen sanojen perusteella on mahdollista määrittää muuttumaton merkityksen perustaso. Mikäli tämä pitää paikkansa, niin konteksisidonnaiset vaikutukset rajoittuvat viitteellisiin ilmaisuihin kuten pronomineihin (esim. ’se’) ja tämän perusmerkityksen säätelyyn tietyissä olosuhteissa (esim. ironinen käyttö).
Täällä ehdotetut menetelmät ottavat toistaiseksi voimassa olevaksi lähtökohdakseen kontekstualismin totuudenmukaisuuden. Mikäli kontekstualismi on oikeassa, niin siihen liittyvät riskit tulee ottaa huomioon. Jos invariantismi on oikeassa, niin tällainen vaivannäkö osoittautuisi tarpeettomaksi mutta muutoin vaarattomaksi. Lisäksi näillä menetelmillä hallinnoidaan lähikontekstien vastaavuutta niihin liittyvien kontekstisidonnaisten vaikutuksien yhdenmukaistamiseksi halki eri dokumenttien. Tällä tavoin tulisi voida synnyttää olosuhteet, jotka vastaisivat invariantismin vaateita. Jäljelle jäävät konteksisidonnaiset vaikutukset kuten asianmukaiset viitteet voi huomioida erikseen.
Ehdotetut menetelmät ovat (1) joko ulkopuolisiin tai omakohtaisiin normeihin perustuva hallinnoitujen luonnollisten kielien käyttäminen, (2) tarkkojen määreiden käyttäminen esimerkiksi vaaditun vääntövoiman osalta, (3) käyttötilanneanalyysit, joiden avulla tunnistetaan saatavilla olevat kohteet esimerkiksi viitteellisille ilmaisuille ja (4) erisnimien kuten tunnisteiden tietynlaisille osille kehittäminen. Kuhunkin menetelmään liittyy lisähuomioita, kuten kuinka nimeämistapojen olisi syytä ottaa huomioon (1) informaation järjestely, (2) informaation erittely, (3) riittävä erottuvuus ja (4) tunnistettavissa olevan suhteen ilmaiseminen nimien kohteisiin.