Montako teslaa saa aloittamalla modulaarisen dokumentoinnin.

Montako Teslaa saa aloittamalla modulaarisen dokumentoinnin?

Montako Teslaa saa aloittamalla modulaarisen dokumentoinnin?

Vaikka dokumentointijärjestelmän kustannus ei olisikaan maata kaatava, saattaa dokumentoinnin kehityshankkeen kokonaiskustannukset ja tavoiteltavat olla hyödyt sen verran hankalasti hahmotettavat, että hankkeeseen ei uskalleta lähteä.

Alla on kuvattu esimerkki dokumentoinnin kehityshankkeen kannattavuuden arvioinnista. Esimerkki pohjautuu kokemuksiimme DoX CMS -järjestelmän käyttöönottoprojekteista.

Malli menee yksinkertaisuudessaan näin:

  1. Arvioidaan dokumentoinnin nykyiset kustannukset
  2. Selvitetään paljonko dokumentointijärjestelmän käyttöönotto ja käyttö maksaa
  3. Arvioidaan paljonko uusi toimintapa säästää kustannuksia
  4. Vähennetään arvioiduista säästöistä järjeteslmän hankinnan ja käytön kustannukset

Olemme tehneet myös laskurin helpottamaan arviointia. Jos et malta lukea koko esimerkkiä, niin laskuriin pääset suoraan tästä linkistä.

1. Nykyiset dokumentoinnin kustannukset

Dokumentoinnin kehityshankkeen kannattavuutta arvioitaessa, on ensin arvioitava nykyiset dokumentoinnin kustannukset. Kustannuksista on helppo tehdä karkea arvio, kun selvittää montako henkilöä dokumentoinnissa työskentelee:

  • Yrityksessä voi olla esimerkiksi kolme koko aikaista teknistä kirjoittajaa
  • Lisäksi 20 suunnittelijaa käyttää 4 tuntia viikossa teknisen dokumentoinnin tehtäviin.

Kun työntekijän vuosikustannuksena käytetään 60 000 euroa, saadaan dokumentoinnin yhden vuoden työvoimakustannukseksi noin 300 000 euroa. Lisäksi merkittäviä kustannuksia syntyy usein ulkoisesta käännöstoimiston käytöstä. Esimerkiksi 30 000 euron käännöskustannuksilla dokumentoinnin kokonaiskustannukset olisivat vuodessa 330 000 euroa.

2. Järjestelmän käyttöönoton kustannukset

Järjestelmän käyttöönoton kustannukset koostuvat kustannuksista jotka syntyvät järjestelmätoimittajalle maksettavista kuluista:

  • Käyttöönotosta
  • Koulutuksesta
  • Mahdollisesta muusta konsultoinnista
  • Lisenssimaksuista

DoX CMS:n tapauksessa tyypillinen käyttöönotto ilman materiaalin siirron palveluita maksaa 2000 euroa.

Lisäksi lisääntynestä omasta työtä aiheutuu kustannuksia. Tilaajan omaa työtä kuluu.

  • Tiedon siirtoon
  • Koulutuksiin
  • Omaehtoiseen opiskeluun/ harjoitteluun.

Ensimmäisessä kappaleessa esitellyssä esimerkissä, jossa dokumentoinnissa työskentelee kolme kokoaikaista henkilöä käyttöönottoon voitaisiin budjetoida esimerkiksi neljä henkilötyökuukautta, jolloin oman työn arvo olisi noin 22 000 euroa. 

3. Järjestelmän käytön kustannukset

Käytön kustannukset muodostuvat valitun järjestelmän lisenssimaksuista. DoX CMS:n tapauksessa kyseessä on SaaS-palvelu, jonka laskutus perustuu käyttäjämäärään. Kolmen kirjoittajan ja 20 katselmointikäyttäjän lisenssi maksaa DoX:iin noin 13 000 euroa vuodessa

4. Tavoiteltavien säästöjen arviointi

Tavoiteltavia säästöjä voidaan arvioida esimerkiksi seuraavalla kolmella kriteerillä:

Tavoiteltava työajan säästö ulkoasun hallinnan, sisällön tarkastuksen ja julkaisun tehostumisen ansiosta. Riippuen vanhojen dokumentointiprosessien ja työkalujen toimivuudesta, varovainen arvio tavoiteltavasta tehokkuuden lisäyksestä voisi olla esimerkiksi 10 prosenttia.

Tavoiteltava työajan säästö sisällön uudelleen käytön ansiosta.
Mikäli modulaarista dokumentaatiota ei ole hyödynnetty aiemmin, merkittävimmät säästöt sadaan yleensä sisällön uudelleen käytön ansiosta. Uudelleen käytön mahdollisuudet riippuvat luonnollisesti paljon toimintaympäristöstä, mutta usein päästään esimerkiksi 30% uudelleen käyttöön, mikä pienentää 30% prosenttia tarvittavaa työaikaa.

Tavoiteltava käännöskustannusten säästö uudelleen käytön ja käännösprosessin hallinnan avulla. Modulaarisen ja rakenteisen dokumentoinnin avulla käännöstarpeet vähenevät usein huomattavasti. Varovainen tavoite voi olla esimerkiksi 25 prosenttia.

Nykyisten kustannusten ollessa edellä esitetyn mukaiset, tavoiteltavat säästöt olisivat näillä tavoitteilla yhteensä noin 130 000 euroa vuodessa.

Montako Teslaa?

Esimerkissä esitetyillä luvuilla hankkeen nettosäästö olisi jo ensimmäisenä vuotena noin 90 000 euroa. Eli yhden karvalakki-Teslan verran. Tulevina vuosina, kun käyttöönoton kustannukset eivät enää rasita, säästöt riittävät vähän tyyriimpäänkin Teslaan, joka vuosi!

Laske itse laskurilla

Olemme tehneet laskurin, jolla voit itse arvioida dokumentoinnin kehityshankkeen kannattavuutta ja Teslojen määrää omilla lähtötiedoillasi. Laskuriin pääset alla olevasta linkistä. Teslojen määrän lisäksi saat selville hankkeen viiden vuoden investointilaskelman. Jos teillä on laskuriin kehitysideoita tai palautetta, niin otamme palautetta vastaan mielellään.

Laskuriin pääset tästä linkistä

Tilaa DoX-Blogi sähköpostiisi


Antamalla tietosi, hyväksyt, että Fenten voi olla sinuun yhteydessä sähköpostilla. Jos et jaksa odotella seuraava blogia, ota yhteyttä!
Rekisteriseloste

Paavo Korhonen
paavo.korhonen@fenten.fi

Paavo työskentelee Fentenillä asiantuntijana DoX-järjestelmien parissa.

-->